EXPOSIÇÃO

A CONSTRUÇÃO DE UMA COLEÇÃO

A encadernação: um testemunho

Em 1978, quando da inauguração da nova sede do Arquivo Público do Paraná, - que viria a ser destruída por um incêndio em 1989 –, o então diretor da instituição, Mbá De Ferrante, encontrou um ex-funcionário, Franz Moritz que na década de 1920, havia feito parte da equipe que procedeu a encadernação de documentos oficiais e que originou a Coleção Correspondências do Governo (1853 – 1931).
Diante desse encontro inusitado e pouco provável de se repetir, Mbá De Ferrante pediu que Franz Moritz deixasse para a posteridade um registro escrito da sua experiência no Arquivo Público naqueles anos. E assim ele o fez, rememorando lugares e nomes que fizeram a história desta instituição arquivística hoje sesquicentenária:

“Era o ano de 1925!
O Estado do Paraná tinha como seu Presidente o Dr. Caetano Munhoz da Rocha, e como Secretário Geral do Estado o Dr. Alcides Munhoz.
Dentre as Diretorias e Seções existentes, afiliadas àquela Secretaria de Estado, o ARQUIVO PÚBLICO era uma delas. Essa repartição localizava-se na rua Marechal Floriano Peixoto, entre as ruas Silva Jardim e Iguaçu, justamente nos fundos da ala esquerda do Edifício do Tribunal do Júri, meio recuada e adornada por um florido jardim. Ao adentrar-se à aludida repartição, havia duas salas, sendo uma do Sr. Diretor e outra do Sr. Chefe de Seção, respectivamente. Mais a frente uma dependência bem espaçosa, onde se encontravam inúmeras prateleiras para deposição dos pacotes volumosos. Em direção ao lado esquerdo, encontrava-se outra dependência com mais 30 metros de comprimento. Metade dela destinava-se aos servidores públicos (...).
Salvo engano, o Diretor era um Sr. Afonso da Costa (...) e o Chefe de Seção, o Dr. Theodorico de Oliveira Franco.
Mas, como nos referíamos mais acima, a dependência dividia-se em duas partes. A outra parte era ocupada pela Seção de Encadernação, sob a chefia do Sr. Leonel Cyrino Marcos, um dos mais perfeitos técnicos brasileiros na especialidade, ex-Chefe dessa seção na antiga Livraria Mundial, de propriedade dos Irmãs Stockler França Ltda.
(...)
Diante da necessidade dos serviços, o Sr. Leonel Cyrino Marcos admitiu um elevado número de aprendizes. Capazes de em pouco tempo iniciarem-se as atividades de seleção e reparos dos documentos a serem encadernados.
Altamira Artigas, João de Almeida Garret, Nenina de Faria Moritz, Carlos e Theodoro de tal, e Franz Moritz foram os aprendizes, que durante dois a três anos participaram das jornadas de trabalho na Seção do Arquivo Público (...).
(...) Franz Moritz ali permaneceu até fins de 1927, de onde saiu para trabalhar como meio oficial (...) na Livraria Mundial, já citada, sita à antiga rua XV de Novembro (...).”

A encadernação: uma receita

Na continuação do seu relato, Franz Moritz achou importante registrar os passos então seguidos para o procedimento da encadernação, e nos revela os detalhes das técnicas que garantiram a integridade física dos 2.383 volumes encadernados hoje manuseados por pesquisadores da História do Paraná. Franz Moritz continua:

“Estamos certos, e disso temos conhecimento, que as encadernações das centenas de volumes, que representam hoje parcela da vida pública e administrativa do Paraná, após sua Emancipação Política em 19 de dezembro de 1853, portanto na fase IMPÉRIO x REPÚBLICA, encerrando, como se vê, soma expressiva da História do Paraná, todas as encadernações estão perfeitas!
Seria de todo interessante que nos referíssemos como se iniciavam as tarefas. Recebido o pacote com os documentos, eram os mesmos desde logo selecionados e reparados, ordenando-se os mesmos por dia, mês e por ano, e ainda, por ordem de assinatura. Depois de bem ajustados – bem batidos – , procedia-se a encadernação. (...) o volume era prensado, ficando o lombo em sentido horizontal; neste momento recebia uma ou duas pinceladas com cola comum de madeira, sem qualquer tratamento. A seguir, o volume ainda colocado na mesma posição, era através de um furador, seu lado lateral, furado por quatro vezes, de dois em dois, medindo mais ou menos oito centímetros, um do outro; referidos furos recebiam dois grampos de arame comum e liso, distantes entre si cinco centímetros. Enquanto isso, preparava-se o lombo propriamente dito, o qual consistia de um pano mescla azul ou verde onde colocava-se uma tira de papelão, que seria posteriormente colado apenas pelos lados às duas capas de papelão.
A cola em uso para estas duas últimas operações consistia de um ‘grude’ especialmente preparado da seguinte maneira: 1 quilo de farinha de trigo; 100 gramas de pedra hume; 1/2 litro de vinagre branco e água comum assim preparado: em um tacho de cobre colocava-se a farinha de trigo e depois, aos poucos para não se formar grumos, a água e o vinagre, também aos poucos, misturando-se até tomar uma consistência semi-pastosa e tudo isso com colher de pau; seguia-se a outra fase, do cozimento, o que acontecia levando-se o tacho sobre chamas de muita pressão de fogareiro ´Primus’; a etapa seguinte era quando sempre mexendo-se a massa amolecia (...) e, antes de endurecer, colocava-se a pedra hume bem triturada, em forma de pó e aí batia-se até alcançar a consistência desejada, grudenta e pegajosa, mais grossa que mingau comum, tomando uma coloração levemente azulada. Assim, estava pronto o ‘grude’ que era colado não só no lombo de pano para colagem nos papelões das capas laterais, como também em papéis coloridos que recobriam as partes externas de cada volume, mas ainda e também, as chamadas ‘guardas’, isto é, as folhas brancas internas de cada volume da encadernação, de cada lado, mediante o uso de pincel. Tudo pronto, restava apenas a última etapa de cada volume, com a impressão do lombo, feito à mão, com dispositivo próprio ou antes da colação do lombo, na primeira etapa, com todas as características: nº de volume ano, mês.
Terminada a encadernação de mais um volume que encerra em seu bojo valiosa documentação histórica, portanto muitos deles traços vigorosos de vultos exponenciais que muito ilustraram a História do Paraná (...).” [MORITZ, Franz. Coisas de há 50 anos!. IN: Boletim do Arquivo do Paraná, Ano IV, n.º 5, de 1979]

Intervenções necessárias: numeração de páginas e microfilmagem

(...) Ganhamos espaço condensando em pequenino rolo a massa colossal de papel, mas isso não quer dizer que joguemos pela janela ou condenemos à ruína o que foi considerado digno de ser transferido a outras gerações. Em resumo: viva o documento!
Carlos Drummond de Andrade: A memória nacional em microfilme. IN. Boletim do Arquivo Público do Paraná, ano IV, nº 4, 1979.

Dentre os documentos históricos selecionados para a microfilmagem foram incluídos os volumes da Coleção Correspondências do Governo. O volume 1, referente ao ano 1853 e contendo 171 folhas, começou a ser microfilmado no dia 1 de outubro de 1976, no filme 225.

Antes da reprodução micrográfica, as folhas ganharam uma numeração seqüencial de página, utilizando-se caneta, procedimento hoje considerado uma agressão à integridade do documento, mas que representou uma das primeiras tentativas para a organização e recuperação das informações, ações possibilitadas pela contratação das primeiras estagiárias de curso superior de História/UFPR, em 1976. A partir dessa organização, foram elaborados índices temáticos que indicam onde determinados assuntos são encontrados, considerando-se o número do volume, o ano e as páginas.
A utilização da microfilmagem no Arquivo Público teve alento na década de 1940 pelo então diretor da instituição, Dimas do Cahy Afonso da Costa (gestão 1942/1945), preocupado com a preservação e a conservação dos documentos.

Foi em 1966, porém, na gestão de Mbá De Ferrante (1956/1987), que o Sistema Modular de Microfilmagem entrou em funcionamento quando foi processado o primeiro rolo 16 mm. Apesar da distância entre os anos 40 até a concretização, em 1966, o Arquivo Público do Paraná foi pioneiro na implantação de sistema de microfilmagem, antecedendo-se mesmo à regularização da área por lei federal, de maio de 1968.

Recém instalado na sede da rua dos Funcionários, neste mesmo local onde iria ser construído a sede atual, foram necessárias algumas adaptações ao longo do tempo para abrigar os equipamentos de reprodução, bem como a aquisição e ampliação do maquinário existente. Em 1976, por exemplo, foram adquiridas nova unidade de microfilmadora planetária, leitor para filmes de 35 mm, além de materiais e implementos indispensáveis. Dez anos depois, já em sede própria (1978) com condições adequadas de guarda e armazenamento, o acervo micrográfico já contava com 15.000.000 de fotogramas.

A DESCONSTRUÇÃO DE UMA COLEÇÃO

Um novo olhar sobre os volumes encadernados: a proveniência

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (Arquivo Nacional; 2005), o princípio da proveniência é definido como o “princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras”.

Visto sob o olhar da arquivística moderna, os volumes encadernados nos anos 20 pelo Arquivo Público do Paraná não correspondem à organização determinada pelo princípio da proveniência, uma vez que sua ordenação original desconsiderou as entidades produtoras e reuniu os documentos por dia, mês e ano e ainda por ordem de assinatura.

Com o objetivo de aperfeiçoar a recuperação da informação, o acervo permanente depositado no Arquivo, consoante os avanços da arquivística, encontra-se em processo de reorganização intelectual com o intuito de identificar os documentos de acordo com a sua proveniência.

A Coleção Correspondências do Governo é, com certeza, a mais desafiadora quanto ao restabelecimento dos vínculos entre os documentos e as instituições que os geraram ou os acumularam. Tal desafio vem sendo enfrentado, desde 2004, quando iniciou-se a descrição de cada item documental, metodologia esta que vem devolver o contexto no qual o documento nasceu.

Para a descrição do item documental foi elaborada uma planilha, a partir da qual iniciou-se o plano de classificação, definindo-se o arranjo intelectual que determinou, por sua vez, um novo arranjo físico. O objetivo é que este novo tratamento arquivístico com o processamento da informação e a criação das unidades documentais substitua, aos poucos, a Coleção Correspondências do Governo, recuperando a relação orgânica dos documentos, arranjados agora conforme sua proveniência em fundo, séries e subséries.

Até abril de 2005 foram preenchidas 5.285 planilhas, que recuperaram a identidade de igual número de documentos, produzidos e acumulados entre 1853, quando da criação da província do Paraná, e 1855, somando a leitura de 21 volumes encadernados. Este trabalho ganhou grande impulso com a aprovação, em julho de 2005, de um projeto junto ao Programa ADAI, do Ministério da Cultura da Espanha, intitulado “Arranjo e digitalização das correspondências do governo da província do Paraná, 1853 – 1855”, cujo apoio financeiro possibilitou a contratação de colaboradores, sendo uma arquivista, uma historiadora e dois auxiliares de pesquisa.

Uma nova metodologia: a descrição arquivística e a pesquisa histórica

A tentativa de devolver a organicidade a cada item documental que compõe a Coleção Correspondências do Governo começou pelo trabalho de recuperar a história administrativa. Para situar corretamente o documento no contexto da sua produção é fundamental obter respostas precisas para as seguintes perguntas: quem o produziu; em quais circunstâncias; no desenrolar de que ação; com que objetivo; a quem se destinava; como e quando foi recebido por seu destinatário e por quais meios chegou até nós?

Estas questões vêm sendo esclarecidas com a descrição de cada documento e com a pesquisa histórica da história administrativa da época, fundamental em uma instituição arquivística pública, uma vez que é imprescindível para a organização dos seus acervos e, consequentemente, o seu acesso.

Para recuperar essa história lançou-se mão de fontes legislativas, textos de época e textos historiográficos, além da leitura atenta dos próprios documentos que estão sendo tratados além de outras fontes primárias, como os atos de nomeação para cargos públicos, registros funcionais e relatórios de presidentes de províncias e das demais autoridades provinciais. Assim, o panorama do cotidiano administrativo da época é, aos poucos, desvendado, exigindo um trabalho minucioso para juntar as informações e encaixar os nomes aos cargos, os cargos às funções e estas aos órgãos existentes.

Interferência necessária: a desencadernação

Para o restabelecimento da proveniência dos documentos perdida com a encadernação, os mesmos estão sendo classificados, desencadernados e acondicionados em capa própria confeccionada em papel alcalino e que recebe notação do fundo, série, subsérie e topografia correspondentes.

Com isso, e apesar da fama dos volumes encadernados, carinhosamente chamados pelos funcionários e usuários por “AP´s”, em virtude da inscrição destas siglas na lombada de cada um, a necessidade do desmonte dos tradicionais volumes foi reforçada pelo fato de que, para o processo de digitalização tal ação teria que obrigatoriamente ser realizada na seqüência.

No entanto, a preocupação que hoje moveu os responsáveis pelo acervo histórico do Arquivo Público do Paraná para a desencadernação dos volumes da Coleção Correspondências do Governo é a mesma que promoveu a encadernação na década de 1920, ou seja, a preservação dos originais mediante a garantia da sua integridade física.

E, para a memória da formação da Coleção, algumas capas foram selecionadas para guarda e todos os procedimentos estão sendo registrados em fotografia e planilhas de desmonte por volume.

Um novo modo de acesso: dos temas às siglas

Os instrumentos de pesquisa atualmente disponíveis e utilizados pelos pesquisadores ainda são os Índices temáticos elaborados em 1976, que trazem uma descrição sumária do conteúdo de cada volume encadernado a partir de temas selecionados, como escravidão, instrução pública, entre outros.
A recuperação da proveniência com a notação da classificação dos itens documentais a partir do fundo e respectivas séries e subséries, fez com que novos instrumentos de pesquisa fossem elaborados para a recuperação da informação no meio digital.

No processo de digitalização, os documentos foram salvos em arquivos próprios com a denominação da sigla correspondente, por exemplo, PB 001 ALP 1, sendo:
PB 001 – fundo Administração Provincial
ALP – série Assembléia Legislativa Provincial
1 – documento mais antigo acumulado na série

A partir dessas siglas gerou-se um instrumento de busca que indica, além destas, o ano, o assunto, o número da caixa e a notação anterior do documento, neste caso, o número do “AP” e da(s) página(s). Aos poucos, caixas-arquivo substituem os volumes desencadernados mas que ainda convivem com milhares de outros ainda encadernados, registro visual de uma mudança na forma de compreender e tratar arquivos históricos.