GESTÃO DE DOCUMENTOS

Apresentação

Na sociedade contemporânea, caracterizada pela continuidade e velocidade das mudanças, homens e mulheres necessitam de informação para se posicionar frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento, fornecendo dados para o processo decisório. Na esfera pública a informação permite ainda, a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao indivíduo o exercício pleno da cidadania. Considerando que a informação está na base da geração do conhecimento no mundo atual, portanto o acesso rápido e seguro à informação se constitui em passo importante para o desenvolvimento integrado e à consolidação da democracia.

Dentro do formidável volume produzido e em circulação hoje em dia, o conjunto de dados e informações relativos à administração pública se destaca, devido a sua importância estratégica para a sociedade. As informações dos órgãos públicos, assim como de outras instituições, encontram-se em sua maioria disseminada entre os diversos agentes do serviço público. Entretanto, nas relações formais entre suas diversas instâncias e com os cidadãos, o estado privilegia a informação escrita, produzindo documentos (independente do suporte) em larga escala. O valor de prova dos documentos (informação escrita) se enraíza e se expande pela administração pública, que acaba por gerar enormes acervos documentais, que sem a devida gestão tornam-se ineficazes e custosos.

Escopo

Adoção de conjunto de procedimentos técnicos nas fases de produção, tramitação, arquivamento e eliminação de documentos públicos e de disseminação da informação no âmbito do poder executivo da esfera estadual.

Objetivo Geral

Garantir a disponibilização da informação pública quando e onde for necessária para a transparência das ações do Estado e a melhoria da qualidade de vida dos cidadãos.

Áreas de Investimento e Objetivos Específicos

1. Recursos Humanos
Capacitar servidores públicos estaduais nas técnicas de redação oficial, arquivamento e preservação de documentos. Treinar servidores na utilização da micrografia e de recursos informáticos para o gerenciamento de informações/documentos.

2. Infra-estrutura Física
Garantir espaço físico e condições de guarda, adequados para os documentos. Mobiliar e equipar arquivos. Equipar laboratórios de microfilmagem e digitalização. Informatizar setores de arquivos dos diversos órgãos/entidades da administração pública do Paraná, ligando-os em rede (intranet e internet).

3. Estudos e Pesquisas
Definir e estabelecer normas de produção, trâmite e arquivamento de documentos na fase corrente, critérios para eliminação ou transferência para arquivo intermediário e recolhimento em arquivo permanente. Desenvolver sistema informatizado de gestão de informações/documentos. Criar e alimentar bancos de dados públicos e de interesse público.

4. Desenvolvimento Institucional (Implantação)
Organizar fisicamente os arquivos dos órgãos do poder executivo estadual. Assessorar a criação/estabelecimento de Arquivos Públicos (municipais, legislativos e judiciários). Disponibilizar e divulgar informação/documentos em Intranet e Internet.

Estratégias

Parceria
Os parceiros do PGD são os órgãos da administração pública, que devem instituir formalmente seus setores de arquivo com a competência de realizar a gestão de documentos conforme definida na lei federal 8.159 - artigo 3º; designar servidores responsáveis pelas tarefas pertinentes; definir espaço físico e infra-estrutura administrativa para a realização das atividades.

Operacional
O Programa de Gestão de Documentos - PGD prevê a inversão da prática tradicional no Brasil, que privilegia quase exclusivamente o tratamento dos documentos de guarda permanente (documentos históricos). A ação do PGD prioriza a documentação na fase corrente de arquivo (documentos em curso e de consulta freqüente) que se encontra nos diversos órgãos públicos, analisando a sua produção, trâmite, guarda ou eliminação. Este esforço deve produzir normas (plano de arquivo e tabela de temporalidade) para o correto arquivamento e a criteriosa avaliação dos documentos a serem guardados por seu valor informativo, de prova ou histórico e aqueles passíveis de eliminação por já terem perdidos estes valores.

Os primeiros resultados deste trabalho estão concretizados no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná e no Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná. A partir do estabelecimento destas normas é possível, primeiramente diminuir a massa documental que hoje se acumula nos órgãos de forma caótica. Em segundo lugar evita-se a eliminação a partir de princípios subjetivos, causa de perda significativa de informação. Por fim facilita-se o acesso aos documentos públicos e, por conseguinte, às informações públicas, com um parâmetro organizacional que possibilita a sua disponibilização física ou virtual ao administrador ou cidadão que a demanda para sua análise e conhecimento.