PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

O Programa de Preservação de Documentos teve início em 1995, com o objetivo de adotar medidas para estabilizar ou amenizar os processos de degradação do acervo, prolongando o tempo de vida e a qualidade de acesso às informações. Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos.

Em vista disso as instalações do DEAP obedecem, em grande parte, às especificações exigidas para a guarda de documentos, prevendo-se um local com condições adequadas – controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados, laboratórios de reprodução, conservação e reparos.

Também estão sendo realizados procedimentos sistemáticos de higienização e reacondicionamento do acervo.

Fatores de deterioração

Os suportes modernos apresentam desde a sua produção fatores intrínsecos de deterioração, pois não existe preocupação com a sua durabilidade. Desta forma, por exemplo, o papel moderno é ácido e frágil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores. Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.

São fatores extrínsecos:

• umidade e temperatura
• radiações luminosas
• poeira e poluição atmosférica
• ataques biológicos (insetos e microorganismos)
• catástrofes (enchentes, incêndios)
• manuseio e acondicionamento inadequados

A deterioração dos documentos pode ser controlada ou amenizada adotando-se medidas preventivas, que podem prolongar a vida dos documentos e garantir o acesso às informações neles contidas.

Como deve ser o ambiente de guarda

O local de guarda dos documentos deve ser muito limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o desenvolvimento e proliferação de microorganismos ocasionando danos tanto aos documentos quanto à saúde das pessoas. Deve ser realizada sistematicamente a higienização das estantes, dos armários e do chão com aspiradores e panos levemente umedecidos, de forma a não dispersar o pó.

Nunca consumir alimentos e bebidas nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Restos de comida e migalhas atraem roedores e insetos que atacam os documentos, além do risco de derramar líquidos e sujar documentos ou danificar equipamentos.

É proibido fumar nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Além da questão da segurança, os resíduos químicos da fumaça causam danos aos documentos.

A área de guarda de documentos deve ser mantida com índices de 20ºC de temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos. Esses fatores aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias). Atenção especial deve ser dedicada aos filmes, fotografias, negativos e microfilmes, que são facilmente atacados por fungos.
Os ambientes muito secos, por sua vez, determinam a perda da umidade dos materiais. No caso do papel, ele torna-se quebradiço e frágil.

As estantes, mapotecas e armários devem ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem. É contra-indicado o uso de mobiliário de madeira que pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam danos ao papel. Recomenda-se móveis adequados ao tipo e tamanho dos documentos de forma a evitar que os documentos sejam danificados.

A entrada de luz solar deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com cortinas e persianas. O mobiliário deve ser posicionado de forma que não receba luz direta. As radiações luminosas são fatores de deterioração dos documentos, causando alterações físico-químicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos livros. As luzes solar e artificial emitem diversos tipos de radiações, sendo uma das mais prejudiciais, as radiações ultravioleta. A emissão desse tipo de radiação, existente principalmente nas lâmpadas fluorescentes, pode ser controlada com filtros especiais.

Manuseio

As mãos devem ser lavadas no início e ao final do trabalho. Freqüentemente os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.

Ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.

Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.

Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação.

Não dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que rompe-se e rasga facilmente.

Evitar o uso de grampeador. Além das perfurações produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente.

Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.

Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderência rapidamente, resultando em uma mancha escura de difícil remoção.

Uso de cópias (fotocópias) de documentos é contra-indicado, porque:

• as máquinas copiadoras, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como à tinta do documento original;
• manuseio inadequado na operação das máquinas copiadoras pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos. No caso de encadernados pode danificar a costura e a lombada.

Acondicionamento

A maioria das caixas e pastas disponíveis no mercado são feitas de papéis e papelões ácidos e apresentam elementos prejudiciais como lignina e enxofre. A acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo, tem a característica de migrar através do contato, ou seja, uma embalagem confeccionada com material de má qualidade fatalmente irá ocasionar danos aos documentos nela acondicionados. Diante disto deve-se ter especial atenção no momento da escolha dos materiais para confecção de embalagens. Recomenda-se utilizar papéis e papelões com pH alcalino e livres de lignina.

Recomenda-se ainda:

• Analisar as melhores opções de embalagens.
• Pode-se adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc.
• Para definir a melhor forma de acondicionamento é necessário considerar o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda.
• Uma boa solução de acondicionamento são as pacotilhas, as quais devem ser feitas com papel de boa qualidade e amarradas com cadarço de algodão.
• Jamais utilizar barbantes ou elásticos que cortam e danificam a embalagem e os documentos ali acondicionados.
• Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas.
• Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.
• Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo.
• Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.