PROJETOS SETORIAIS - DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO PERMANENTE

Relato metodológico do projeto
Arranjo e digitalização das correspondências do governo da província
do Paraná - 1853 a 1855

1. Apresentação

Como resultado das atividades desenvolvidas entre julho de 2000 e julho de 2001, mediante apoio financeiro do Programa de Apoio ao Desenvolvimento de Arquivos Iberoamericanos (Programa ADAI), o Arquivo Público do Paraná publicou a primeira versão do seu Guia de Fundos, quando o acervo histórico desta instituição arquivística foi classificado em fundos(1) públicos, privados (pessoais/entidades coletivas) e coleções.

Uma coleção caracteriza-se pela reunião artificial de documentos que, apesar de não terem relação orgânica entre si, possuem características comuns. Dentre as coleções pertencentes ao acervo histórico do Arquivo Público do Paraná, destacamos a denominada Correspondências do Governo, assim classificada justamente por reunir em ordem cronológica, em volumes encadernados, documentos - ofícios, requerimentos, cartas - produzidos e recebidos pelos órgãos da administração pública do governo provincial e republicano do Paraná entre os anos de 1853 e 1931.

Pela grande demanda dos pesquisadores que freqüentam o Setor de Acesso à Informação do Arquivo Público do Paraná na busca dos documentos que compõem a Coleção Correspondências do Governo, a Divisão de Documentação Permanente, responsável pela gestão do acervo histórico-permanente, iniciou atividades técnicas de descrição, em nível de item documental, a fim de elaborar instrumentos de pesquisa para facilitar o acesso ao público pesquisador.

(1) Unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros – Núcleo Regional de São Paulo, 1996.

Tais trabalhos seguem as orientações da Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD (G) - conjunto de regras cujos objetivos são: assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas; facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos; possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos um sistema unificado de informação(2). Os procedimentos indicados pela ISAD(G) permitem implementar controles intelectuais necessários para tornar confiáveis, autênticas, significativas e acessíveis as descrições que serão mantidas ao longo do tempo.

(2)ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística: segunda edição, adotada pelo Comitê de Normas de Descrição, Estocolmo, Suécia, 19-22 de setembro de 1999, versão final aprovada pelo Conselho Internacional de Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

Para a descrição do item documental foi elaborada uma planilha, a partir da qual iniciou-se o plano de classificação, definindo-se o arranjo intelectual que determinou, por sua vez, um novo arranjo físico. O objetivo é que este novo tratamento arquivístico com o processamento da informação e a criação das unidades documentais substitua, aos poucos, a Coleção Correspondências do Governo, recuperando a relação orgânica dos documentos, arranjados agora conforme sua proveniência(3).

(3) Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. (Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros – Núcleo Regional de São Paulo, 1996.)

O preenchimento das planilhas de descrição começou no primeiro semestre de 2004 e ganhou grande impulso com a aprovação, em julho de 2005, de um projeto junto ao Programa ADAI intitulado “Arranjo e digitalização das correspondências do governo da província do Paraná, 1853 – 1855”. O grande volume da documentação, cerca de 300 unidades documentais por volume encadernado, justifica o longo período de trabalho e explica o entusiasmo da equipe quando da aprovação desse apoio financeiro que possibilitou a contratação de colaboradores, sendo um (01) arquivista, um (01) historiador e dois auxiliares de pesquisa.

O projeto em andamento terá como resultado principal, já nos primeiros meses de 2006, o arranjo em séries e subséries das funções administrativas provinciais, onde serão então classificados os documentos desse período (1853 – 1889), facilitando a descrição dos mesmos referentes às gestões provinciais seguintes à do primeiro presidente Zacarias de Góes e Vasconcellos. E, para fins de facilitar e agilizar o acesso, os documentos descritos e classificados, referentes ao período da gestão do primeiro presidente provincial, estarão disponíveis no meio digital.

Determinou-se um segundo corte cronológico, que contempla o período de 1855 a 1871, e um terceiro e final, até o início da república, 1889, cujos documentos receberão, na seqüência, o mesmo tratamento segundo a metodologia então consolidada.

2. Metodologia

Tratamento Historiográfico

Compreender a estrutura e o funcionamento da administração pública provincial do Paraná significa, necessariamente, buscar entender a organização político-administrativa do Brasil Império, pois as províncias possuíam pouca autonomia e dependiam, em maior ou menor grau, nessa conjuntura, das configurações políticas articuladas na corte.

Por onde começar? Em 2000, o Arquivo Público do Paraná publicou o primeiro volume da Coleção História Administrativa do Paraná: 1853 – ano da emancipação política da 5ª Comarca da província de São Paulo – a 1947. A Coleção apresenta um levantamento da legislação provincial e estadual quanto à criação, transformação, alteração e extinção dos órgãos públicos, bem como suas respectivas competências e organogramas.

Ao analisarmos as informações pertinentes ao início da província do Paraná, instalada em 19 de dezembro de 1853, percebemos a pouca consistência das leis, decretos e regulamentos quanto ao funcionamento dos órgãos próprios dessa província. E isso muito se deve a já citada dependência das províncias em relação ao poder central, representado pelo imperador, o que fazia com que essas não possuíssem constituições próprias e, portanto, baseavam-se nas Leis do Brasil. Assim, as legislações regionais são bastante sintéticas quanto à criação e competência dos órgãos, uma vez que se espelhavam em legislação superior. Além disso, muitos órgãos da administração pública provincial não padronizavam suas nomenclaturas de acordo com a legislação em vigor, mas sim em atos anteriores já caducados, e isso talvez em decorrência das dificuldades de comunicação de então, já que, muitas vezes, por exemplo, uma correspondência era endereçada a um presidente de província já desprovido do cargo.
Portanto, as fontes legislativas não são suficientes ao historiador que queira desvendar a estrutura administrativa pública desse período. Por outro lado, e também em decorrência dessas dificuldades, a produção historiográfica sobre a administração pública no Brasil é bastante precária e, quando existente, acaba debruçando-se sobre o viés político e não propriamente sobre a materialização do Estado em estruturas organizacionais.

Juntamente com a utilização das fontes legislativas devemos acessar textos de época e textos historiográficos mais gerais sobre a História do Brasil, além da leitura atenta dos próprios documentos que estão sendo tratados, como os atos de nomeação para cargos públicos, registros funcionais e relatórios de presidentes de províncias e das demais autoridades provinciais. Assim, o panorama do cotidiano administrativo do Estado provincial é, aos poucos, desvendado, exigindo um trabalho de atenção para juntar as informações e encaixar os nomes aos cargos, os cargos às funções e estas aos órgãos existentes.

O desenvolvimento da história administrativa é, dessa maneira, fundamental em uma instituição arquivística pública, uma vez que é imprescindível para a organização dos seus acervos e, consequentemente, o acesso aos mesmos, afim de que entendamos a produção de um determinado documento em seu contexto próprio. Diante disso, dos anos 1980 para cá, justamente quando as metodologias arquivísticas modernizaram-se e se difundiram nos arquivos públicos brasileiros, muitos deles vêm desenvolvendo projetos de história administrativa. Podemos citar o MAPA – Memória da Administração Pública Federal -, desenvolvido pelo Arquivo Nacional nessa década, e projetos no mesmo sentido e período dos arquivos públicos mineiro e paulista.

O projeto ora em andamento no Arquivo Público do Paraná está desenvolvendo, ao mesmo tempo em que aplica e para o tratamento arquivístico no conjunto documental acumulado na gestão de Zacarias de Góes e Vasconcellos, a história administrativa provincial de maneira instrumental, isto é, com a preocupação específica no auxílio à organização e acesso a esse acervo, mas, por outro lado, espera contribuir para a produção historiográfica dessa área.

Para tanto, estamos elaborando, em planilhas modelo ISAAR(CPF)(4) , a história administrativa dos órgãos representados na documentação relativa ao fundo “Administração Provincial” e também quadros com nomes, órgãos e cargos/funções ocupados pelas autoridades provinciais.

(4)Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. 2. Ed., Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004.

Os vínculos entre arquivística e pesquisa histórica são bastante estreitos e explícitos no momento do preenchimento dos campos da Área de Identificação e de Descrição da planilha ISAAR(CPF), quando se pede o(s) nome(s) do órgão produtor descrito, bem como as datas de existência do mesmo, sua história, funções, ocupações e atividades, além dos mandatos e fontes de autoridade. E isso porque o objetivo primordial dessa Norma é fornecer regras gerais para a descrição arquivística de produtores de documentos e do contexto da produção dos mesmos, fornecendo, o que parece fundamental, aos usuários, possibilidade de compreensão do contexto subjacente à produção documental.

Tratamento Arquivístico

Em um relato publicado no Boletim do Arquivo do Paraná, Ano IV, n.º 5, de 1979, Franz Moritz, funcionário do Arquivo então responsável pelo setor de encadernação, começa assim sua descrição sobre os volumes encadernados hoje carinhosamente apelidados por “AP,s”, em virtude da sigla que cada um tem gravada em sua lombada: “Recebido o pacote com os documentos, eram os mesmos desde logo selecionados e reparados, ordenando-se os mesmos por dia, mês e por ano, e ainda, por ordem de assinatura. Depois de bem ajustados – bem batidos -, procedia-se a encadernação”.

Além dos volumes encadernados, no Fundo Administração Provincial estão incluídos os códices que registram leis, portarias e decretos, registros de assentamentos profissionais, copiadores de cartas, etc., além dos relatórios dos presidentes da província do Paraná e de outras autoridades provinciais. Ou seja, a Coleção Correspondência do Governo, para o período entre 1853 a 1889, passou a integrar o Fundo Administração Provincial.

Para fins de descrição e arranjo, um primeiro corte cronológico foi feito para contemplar a primeira gestão após a criação da província do Paraná - dezembro de 1853 à maio de 1855. Neste período, somam-se 15 volumes de correspondências (ofícios e requerimentos), com cerca de 4.000 itens documentais, além de 24 códices.

A documentação está em bom estado de conservação, apresentando necessidade de reparos em alguns volumes, trabalho que está sendo realizado no setor de Conservação de Documentos do Arquivo Público.

Os instrumentos de pesquisa atualmente disponíveis e utilizados são os Índices temáticos, que trazem uma descrição sumária do conteúdo de cada volume a partir de temas selecionados, como escravidão, instrução pública, etc. Esses índices foram elaborados quando da microfilmagem dos documentos, em 1976. Nesta data, foi fixado, na parte interna da capa de cada volume, um Termo de Revisão e Verificação, quando todos os documentos receberam o carimbo do Arquivo Público do Paraná e um número seqüencial de página. No entanto, a microfilmagem foi feita sem um padrão de qualidade, o que resultou em fotogramas de cor e nitidez irregulares, e que hoje prejudica o acesso e faz com que se manuseie em demasia os originais.

A tentativa de devolver a organicidade a esta documentação começou pelo trabalho de recuperar a história administrativa da província do Paraná. A partir de um organograma hipotético, estabeleceu-se o arranjo, onde os produtores dos documentos formam as séries. São ofícios e requerimentos produzidos pelos titulares dos cargos no exercício de suas funções, tendo como destinatário, entre outros, o presidente da província do Paraná. Registre-se, no entanto, uma particularidade na série que recebeu o nome de Gabinete da Presidência, constituída de documentos produzidos e acumulados pelo Gabinete da Presidência, como atos, leis e decretos, e também correspondências.

No artigo “O respeito aos fundos em arquivística - princípios teóricos e problemas práticos(5)” , Michel Duchein refere-se às possibilidades de classificação de um documento, se tomamos por base o tema correspondente. No entanto, para situarmos corretamente o documento, é fundamental obtermos as seguintes respostas: “quem o produziu, em que circunstâncias, no desenrolar de que ação, com que objetivo, a quem se destinava, como e quando foi recebido por seu destinatário e por que meios chegou até nós?”. Estas questões vêm sendo esclarecidas com a descrição de cada documento e com a pesquisa histórica.

(5) Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, 10-14(1): 14-33, abr.1982, ago.1986.

Por meio de um índice onomástico recolhido entre os autores e destinatários das correspondências, será traçado um quadro dos responsáveis pela administração provincial nas primeiras cidades do Paraná.

Finalmente, para o restabelecimento da proveniência dos documentos os mesmos foram desencadernados e ganharam, cada um, capa própria (em papel alcalino) que recebeu a notação do fundo, subfundo, série, subsérie e topografia. Apesar da fama dos “AP´s” do Arquivo Público do Paraná, a necessidade do desmonte dos tradicionais volumes foi reforçada pelo fato de que, para o processo de digitalização, tal ação teria que obrigatoriamente ser realizada. No entanto, a documentação estará, dessa maneira, melhor preservada, uma vez que o acesso será prioritariamente no meio digital. E, para os mais saudosistas, algumas capas foram selecionadas para guarda e todos os procedimentos estão sendo registrados em fotografia digital.

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