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TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL
SETOR
GERAL
DEAP
AI
AP
0 ADMINISTRAÇÃO GERAL
0-0-1 Política governamental V 04 - S N  
0-0-2 Modernização e reforma administrativa V 04 - S N  
0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
0-1-1 Legislação. Regulamentação V 04 - S N  
0-1-2 Habilitação Jurídica e Regularização fiscal V 06 - S N  
0-1-3 Acordo. Contrato. Convênio. Termo V 06 - S N  
0-1-4 Plano. Programa. Projeto de Trabalho V 04 - S N  
0-1-5 Compromisso oficial 04 04 - S N  
0-1-5-1 Agenda 01 N - N S  
0-1-5-2 Ata de reunião 04 04 - S N  
0-1-5-3 Convocação 01 N - N S  
0-1-5-4 Memória de reunião 01 N - N S  
0-1-5-5 Pauta de reunião 01 N - N S  
0-1-6 Comunicação Administrativa. Expediente
0-1-6-1 Agradecimento. Felicitação. Despedida. Pêsames 01 N - N S  
0-1-6-2 Carta de apresentação, de recomendação, de representação 01 N - N S  
0-1-6-3 Aviso. Circular. Ofício Informação. Memorando 02 N - N S  
0-1-6-4 Ordem de serviço V 04 - S N V = Expira com a revogação do ato.
0-1-7 Câmara técnica. Comissão. Conselho. Grupo de trabalho. Junta. Comitê
0-1-7-1 Ata. Parecer. Relatório 04 04 - S N  
0-1-7-2 Cronograma de atividades V 01 - N S  
0-1-8 Relatório de atividades 04 04 - S N Relatórios parciais podem ser eliminados após 02 anos da sua produção

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL
SETOR
GERAL
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AP
0-1-9 Comunicação social
0-1-9-1 Artigo. Nota. Notícia 01 N - N S Fica a critério do órgão a
guarda como memória
institucional
0-1-9-2 Boletim informativo 04 N - N S Fica a critério do órgão a guarda como memória institucional
0-1-9-3 Clipping - - - - S Suporte em papel ou meio eletrônico tem valor imediato, ficando a critério do órgão sua guarda como memória
institucional
0-1-9-4 Identidade visual V 02 - S N  
0-1-9-5 Folder, Cartaz V 04 - N S Idem 0-1-9-1
0-1-9-6 Pauta para imprensa V N - N S  
0-1-9-7 Registro de imagem e som V N - S N  
0-1-9-8 Release, sinopse 01 N - N S  
0-1-9-9 Site institucional - - - S - Deve-se providenciar cópia da versão anterior sempre que alterações substanciais
ocorram nas páginas HTML
0-1-9-10 Visita institucional
0-1-9-10-1 Cronograma V - - N S  
0-1-9-10-2 Relatório 01 04 - N S  
0-1-9-10-3 Declaração de visita 01 04 - N S  
0-1-10 Sistema da qualidade
0-1-10-1 Planejamento do sistema 02 04 - N S  
0-1-10-2 Implantação e desenvolvimento 02 04 - N S  
0-1-10-3 Relatório 04 04 - S N  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE
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ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL
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0-1-11 Controle do serviço público
0-1-11-1 Reclamação. Denúncia. Elogio. Sugestão. Protesto. Crítica. Reivindicação V 01 - N S  
0-1-11-2 Relatório 04 04 - S N Relatórios parciais devem ser eliminados após 02 anos
0-1-12 Cerimônia oficial
0-1-12-1 Discurso. Palestra 05 N - S N Trata-se de original
0-1-12-2 Participação em cerimônia promovida por outra instituição 01 N - N S  
0-1-12-3 Convite. Programa. Lista de presença. Relação de convidados 01 N - N S  
0-1-13 Ação judicial V 10 - N S Lei Fed. nº10.406/02, art. 205. A vigência esgota-se com o término das fases recursais.
0-1-14 Ação e reclamação trabalhista V 10 - N S Emenda Constitucional n. 28 de 25/05/2000. A vigência esgota-se com o término das fases recursais.

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
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0-2  RECURSOS HUMANOS
0-2-1 Ato administrativo V 05 - S N A vigência se esgota com a revogação do ato. Material impresso deve ser mantido em biblioteca
0-2-2 Relação com órgãos normalizadores do trabalho
0-2-2-1 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS 01 05 - N S Decreto Lei Federal n. 5.452/43 art. 360, Decreto-Lei Federal n.76.900/75
0-2-2-2 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED V 03 - N S Portaria do MTE n. 235/03 art. 1, § 2º
0-2-2-3 Sindicato. Acordo. Dissídio coletivo. Movimento. Associação 02 04 10 S N  
0-2-3 Assentamento funcional V 25 - N S V= Enquanto o servidor mantiver vínculo empregatício com o Estado.
0-2-4 Recrutamento. Seleção
0-2-4-1 Candidato a cargo público 02 N - N S   
0-2-4-2 Processo de seleção 02 14 - S N  
0-2-4-3 Prova. Teste 02 04 - N S Constituição Federal, art. 37, III
0-2-5 Aperfeiçoamento. Treinamento. Capacitação
0-2-5-1 Curso promovido pela instituição 05 30 - S N  
0-2-5-1-1 Ficha de inscrição. Relatório de ausência. Pesquisa de opinião de participantes V 01 - N S  
0-2-5-1-2 Cadastro de instrutores 02 04 - N S  
0-2-5-1-3 Relatório de custos V 06 - N S V= Até a aprovação das contas pelo TCE

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
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0-2-5-2 Curso promovido por outra instituição 02 04 - N S  
0-2-5-2-1 Atestado de freqüência 02 04 - N S  
0-2-5-3 Planejamento de treinamento 02 04 - N S  
0-2-6 Política de pessoal
0-2-6-1 Estudo técnico 04 04 - N S  
0-2-6-2 Plano de cargos e salários 04 04 - S N  
0-2-6-3 Alteração salarial V 04 - S N  
0-2-7 Movimentação de pessoal 
0-2-7-1 Admissão. Aproveitamento. Contratação. Designação. Nomeação. Posse. Readmissão. Readaptação. Recondução. Reenquadramento. Reintegração. Substituição 01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265, I
0-2-7-2 Demissão. Dispensa. Exoneração. Expulsão. Exclusão. Falecimento. Rescisão contratual 01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265, I; Constituição Federal, art. 7, XXIX, item a; Lei Estadual n. 1.943/54, art.206
0-2-7-3 Lotação. Remoção. Remanejamento 01 05 - N S  
0-2-7-4 Cessão. Disposição funcional. Permuta 01 05 - N S  
0-2-7-5 Jornada de trabalho. Acúmulo de cargo 01 05 - N S O ato integra a pasta de assentamento funcional
0-2-8 Direitos. Obrigações. Vantagens
0-2-8-1 Folha de pagamento 02 04 30 N S Relatórios mensais de líquidos creditados, GOFS, GRHS, das consignatárias, de devolução de vantagens, operacionais, de controle, gerenciais e físico-financeiros, eliminar após 02 anos no setor.
0-2-8-1-1 Ficha financeira 01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70 art. 265; Constituição Federal, art. 7, XXIX.
0-2-8-2 Vencimento AHA 05 - N S Lei Federal n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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FUNDAMENTAÇÃO
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AP
0-2-8-2-1 Abono de permanência em serviço AHA N - N S Orientação Normativa SPS n.º 3/2004, cap.V, art.67 PR-PREVIDÊNCIA
0-2-8-2-2 Comprovante de rendimento 01 04 - N S Lei Federal n. 5.172/66, art. 174
0-2-8-3 Gratificação AIG 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
0-2-8-4 Adicional AHA 05 - N S  
0-2-8-4-1 Contagem de férias em dobro 02 04 - N S  
0-2-8-5 Consignação V 05 - N S Lei Estadual n.6.174/70, art. 265; Lei Estadual n. 13.740/02
0-2-8-5-1 Desconto obrigatório V 05 - N S  
0-2-8-5-2 Desconto permitido V 05 - N S  
0-2-8-6 Ajuda de custo 02 04 - N S  
0-2-8-7 Auxílio 02 04 - N S Instrução Normativa 01/2005-SEAP, item 3.8
0-2-8-8 Férias 03 - - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 149, § 3º
0-2-8-8-1 Escala de férias V - - N S  
0-2-8-9 Afastamento. Ausência 01 05 - N S A informação consta no assentamento funcional
0-2-8-10 Declaração de bens 01 05 - N S Lei Federal n. 8.429/92, cap. IV, art. 13
0-2-9 Apuração de responsabilidade. Ação disciplinar
0-2-9-1 Processo sumário V 10 - N S  
0-2-9-2 Processo de sindicância V 10 - N S Lei Federal n. 10.406/02, art. 205

 

0-2-9-3 Processo administrativo V 10 - N S  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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0-2-10 Previdência. Assistência. Seguridade Social
0-2-10-1 Aposentadoria. Reserva remunerada. Reforma AHA

 

 05 35 N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205; Lei Estadual n.1.942/54, art. 206
0-2-10-1-1 Contagem. Acervo. Averbação de tempo de serviço. AHA N - N S  
0-2-10-1-2 Pensão V 10 - N S Lei Federal n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
0-2-10-1-3 Processo de compensação previdenciária V 01 - N S  
0-2-10-1-4 Instituição de dependente V 01 - N S Lei Estadual n. 12.398/98, art. 42
0-2-10-2 Expedição de certidão Previdenciária
0-2-10-2-1 Contribuição 02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265. O requerimento segue a mesma temporalidade.
0-2-10-2-2 "se vivo fosse" 02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265.
0-2-11 Segurança do trabalho. Saúde no trabalho
0-2-11-1 Controle ambiental. Preservação da saúde            
0-2-11-1-1 Atestado de Saúde Ocupacional - ASO V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR 7, redação dada pela Portaria SSST n. 24/94 V= desligamento do servidor
0-2-11-1-2 Certificado de Aprovação de Instalações - CAI V N - N S Lei Federal n. 6.514/77, art. 160 § 1º, Portaria MTb 35/83, NR-2
0-2-11-1-3 Dados Informativos de Acidentes - DIA V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR 7, redação dada pela Portaria SSST n. 24/94 V= desligamento do servidor
0-2-11-1-4 Declaração de instalações V N - N S Lei Federal n. 6.514/77, art. 160 § 1º
0-2-11-1-5 Dossiê de campanha de prevenção 04 N - S N  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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LEGAL
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AP
0-2-11-1-6 Exame médico (admissional, demissão, periódico, de mudança de função, de retorno ao trabalho) V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR7, redação dada pela Portaria SSST n. 24/94. O documento integra o prontuário médico do servidor. Vigência = desligamento do servidor
0-2-11-1-7 Laudo de avaliação ambiental V 20 - N S  
0-2-11-1-8 Laudo técnico de inspeção ou informação técnica do local de trabalho V 20 - N S SSST NR-15, 15.1.4
0-2-11-1-9 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO V 20 - N S Subitem 7.4.5.1 da NR 7, da redação dada pela Portaria SSST n. 24/94
0-2-11-1-10 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA V 20 - S N Portaria SSST n.25/94, NR 9, 9.3.8.1 e 9.3.8.2; Lei Federal n. 6.514/77, art. 160, § 1º
0-2-11-1-11Prontuário médico do servidor V 20 - N S Vigência = desligamento do servidor
0-2-11-2  Prevenção de acidentes de trabalho
0-2-11-2-1 Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT V 10 - N S Lei Federal n. 8.212/91, art. 46; Lei Federal n. 8.213/91, art. 22; Lei Estadual n. 6.174/70, art. 128, § 1º e 2º
0-2-11-2-2 Processo de constituição de Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA V 05 - S N Lei Federal n. 6.514/77, art. 163

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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AP
0-2-11-2-3 Processo de Constituição de Comissão Permanente de Segurança - COPESI V 05 - S N  
0-2-11-2-4 Processo de eleição da CIPA V - - S N NR 5, 5.6.2.
0-2-11-2-5 Dossiê da CIPA por mandato V 03 - N S  
0-2-11-2-6 Ficha de informação para o Ministério do Trabalho- SSMT 05 - - N S  
0-2-11-2-7 Lista de presença em reuniões da CIPA 03 - - N S  
0-2-11-2-8 Livro de Atas da CIPA V 02 - S N Vigência = até o preenchimento total do livro
0-2-11-2-9 Livro de Inspeção do Trabalho V 02 - S N  
0-2-11-2-10 Manual de segurança e prevenção de acidentes V - - N S  
0-2-11-2-11 Mapa anual de acidentes de trabalho V 05 - N S Portaria MTb n. 3.214/78 - NR4, 4.12, letra j, na redação da Portaria SSMT n. 33/83
0-2-11-2-12 Mapa de riscos 03 - - N S Portaria SSST n. 8/99, NR 5, 5.16, letra a.
0-2-11-2-13 Relatório da Comissão Permanente de Segurança V 02 - S N  
0-2-12 Controle de freqüência
0-2-12-1 Livro. Cartão. Folha ponto 02 03 - N S Constituição Federal, art. 7, XXIX, item a
0-2-12-2 Atestado de freqüência. Abono. Justificativa de falta 02 03 - N S  
0-2-12-3 Boletim de freqüência 02 03 - N S  
0-2-12-4 Controle de hora extra 02 03 - N S  
0-2-12-5 Escala de trabalho e de plantão 02 03 - N S  
0-2-13 Delegação de competência 02 04 - N S  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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AP
0-2-14 Prestação de serviço profissional autônomo 02 04 - N S Constituição Federal, art. 7, XXIX, item a
0-2-15 Estágio curricular
0-2-15-1 Dossiê do estagiário 02 03 - N S Decreto Federal n. 87.497/82, art. 6, Resolução Estadual n. 7.400/06
0-2-15-2 Ficha cadastral 02 N - N S
0-2-15-3 Folha de freqüência 02 03 - N S
0-2-15-4 Oferta de estágio V N - N S Expira com o preenchimento da vaga
0-2-15-5 Relatório de pagamento 02 03 - N S Decreto Federal n. 87.497/82, art. 6, Decreto Estadual n. 7.607/06 e Resolução Estadual n. 7.400/06
0-2-15-6 Relatório de freqüência 02 03 - N S
0-2-15-7 Termo de convênio 02 03 - N S

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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FUNDAMENTAÇÃO
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GERAL
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AI
AP
0-3 MATERIAL            
0-3-1 Incorporação            
0-3-1-1 Material permanente AAC 06 - N S  
0-3-1-2 Material de consumo AAC 06 - N S  
0-3-1-3 Cadastro. Capacidade técnica de fornecedores 02 04 - N S  
0-3-2 Requisição, Distribuição. Armazenamento. Movimentação de material
0-3-2-1 Controle de estoque 02 04 - N S  
0-3-2-1-1 Planilha de controle do ambiente 02 04 - N S  
0-3-2-2 Extravio. Roubo. Desaparecimento. Furto 02* 04 - N S * Após a conclusão da apuração.
0-3-2-3 Transporte de material 01 N - N S  
0-3-2-4 Saída de material 01 N - N S  
0-3-2-5 Recolhimento de material ao depósito 01 N - N S  
0-3-2-6 Requisição. Controle de serviço reprográfico 01 N - N S  
0-3-2-6-1 Equipamento reprográfico V* 06 - N S *Expira com a alienação do bem ou fim do contrato
0-3-3 Alienação 02 04 - N S  
0-3-3-1 Termo de inservibilidade 02 04 - N S  
0-3-4 Conservação. Recuperação
0-3-4-1 Serviço executado em oficina do órgão 02 N - N S  
0-3-4-2 Serviços executado em oficina fora do órgão 02 04 - N S  
0-3-5 Inventário de material
0-3-5-1 Permanente 02 04 10 S N  
0-3-5-2 De consumo 02 04 - N S  
0-3-6 Especificação. Padronização. Previsão. Catálogos 02 N - N S  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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AP
0-3-7 Manual. Termo de Garantia. Recebimento V* N - N S *Expira com a alienação do bem ou fim do contrato. Lei Federal n. 8.666/98, art. 73 e 74
0-4 PATRIMÔNIO
0-4-1 Bens imóveis V* - - S** N * Coordenadoria do Patrimônio do Estado (Decreto Estadual n. 1.036/87 art. 16). ** Após migração para outro suporte legal
0-4-1-1 Instalação. Fornecimento. Serviços básicos 02 04 - N S Trata-se de cópia. O documento original compõe a documentação contábil, código 0-5-6-3
0-4-1-2 Incorporação 02 04 10 S N  
0-4-1-3 Desincorporação 02 04 10 S N  
0-4-1-4 Desapropriação. Reintegração de posse. Reivindicação de domínio. Tombamento V 10 - S N  
0-4-1-5 Obras AAC 20 - N S Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II, § 4º ; Lei Federal n. 10.406/02, art. 205
0-4-1-5-1 Termo de recebimento definitivo AAC 20 - N S Lei Federal n. 8.666/93, art. 73, I, b
0-4-1-6 Locação. Utilização AAC 05 - N S Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II, § 4º; Lei Federal n. 10.406/02, art. 206, § 1º, II, art. 566 e art. 569
0-4-1-7 Seguro V 05 - N S Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II e Lei Federal n. 10.406/02, art. 206, § 1º, II
0-4-1-8 Serviço de manutenção V 05 - N S  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

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FUNDAMENTAÇÃO
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GERAL
DEAP
AI
AP
0-4-2 Veículo
0-4-2-1 Incorporação 02 04 - N S Lei Federal n. 8.666/93, art. 57, II; Lei Federal n. 10.406/2002, art. 206, § 1º, II
0-4-2-2 Locação V 06 - N S Lei Federal n. 10.406/2002, art. 206, § 3º, IX
0-4-2-3 Cadastro. Licenciamento. Seguro Emplacamento. Tombamento. V 06 - N S  
0-4-2-4 Desincorporação 02 04 - N S  
0-4-2-5 Abastecimento. Manutenção. Reparo. Inspeção. 02 04 - N S  
0-4-2-6 Acidente. Infração. Multa de trânsito 02 04 - N S Incluem-se multas aplicadas e cometidas
0-4-2-7 Controle e autorização para utilização de veículo 02 04 - N S  
0-4-2-8 Termo de inservibilidade 02 04 - N S  
0-4-3 Bens semoventes V 06 - N S V= Vigência corresponde ao tempo de vida do bem.
0-4-4 Inventário de bens patrimoniais 02 04 10 S N  
0-4-5 Guarda e segurança
0-4-5-1 Serviços de vigilância e portaria 02 04 - N S  
0-4-5-2 Sinistro 02 04 - N S  
0-4-5-2-1 Prevenção de incêndio 02 04 - N S  
0-4-5-2-2 Planta de localização de equipamentos de controle de incêndio V 04 - N S  
0-4-5-3 Termo de entrega e compromisso de uso de Equipamentos de Proteção Individual - EPI'S V 04 - N S A vigência expira com a substituição do EPI'S
0-4-6 Uso de dependências 02 N - N S  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

ASSUNTO/TIPO
DOCUMENTAL
PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL
SETOR
GERAL
DEAP
AI
AP
0-5 ORÇAMENTO E FINANÇAS
0-5-1 Ato Administrativo V N - S N A vigência se esgota com a revogação do ato. Material impresso deve ser mantido em biblioteca.
0-5-2 Auditoria 02 04 10 S N  
0-5-3 Planejamento 02 N - N S  
0-5-4 Orçamento            
0-5-4-1 Proposta orçamentária 02 N - N S  
0-5-5 Execução da lei orçamentária 02 04 - N S  
0-5-5-1 Relatório gerencial * - - - - * As informações dos últimos 05 anos estão disponíveis em sistema informatizado.
0-5-5-2 Programação orçamentária 02 N - N S  
0-5-5-3 Alteração orçamentária 02 N - N S  
0-5-5-4 Execução física do orçamento * - 10 S N *As informações estão registradas em sistema informatizado. A SEPL/ COP/SEFA mantém cópia em papel por 10 anos e, após esse prazo, transfere para o Arquivo Público do Estado.
0-5-6 Finanças
0-5-6-1 Programação financeira de desembolso 02 04 - N S  
0-5-6-2 Execução da receita 02 04 - N S  
0-5-6-3 Execução da despesa 02 04 - N S  
0-5-7 Conta bancária V 06 - N S CTN, art. 173
0-5-7-1 Extrato bancário 02 04 - N S  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

ASSUNTO/TIPO
DOCUMENTAL
PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL
SETOR
GERAL
DEAP
AI
AP
0-5-8 Controle Contábil
0-5-8-1 Balanço 02 04 10 S N  
0-5-8-2 Balancete 02* 04 - N S *Após aprovação pelo Tribunal de Contas. Caso contenha recolhimento da área de pessoal, o mesmo deve ser desentranhado e compor um conjunto com a documentação contábil que efetivou o pagamento da despesa, devendo ser codificado conforme o assunto específico. Em caso do mesmo conjunto conter mais de um recolhimento, considerar o maior prazo de guarda.
0-5-8-3 Livro caixa 01 05 - N S Lei Federal n. 5.172/66, art.195, parágrafo único
0-5-8-4 Livro diário 01 05 - N S  
0-5-8-5 Livro razão 01 05 - N S  
0-5-9 Prestação de contas 02* 04 - N S *Após aprovação pelo Tribunal de Contas.Idem 0-5-8-2
0-5-10 Pagamento de encargos
0-5-10-1 Contribuição sindical 01 05 - N S Lei Federal n. 5.172/66, art. 174, parágrafo único; CLT, art. 578 a 610
0-5-10-2 COFINS 01 10 - N S Lei Complementar n. 70/91
0-5-10-3 FGTS 01 30 - N S Lei Federal n. 8.036/90, art. 23, parágrafo 5º; Súmula TST 95
0-5-10-4 FINSOCIAL 01 10 - N S Decreto Lei Federal n. 2.049/83, art. 9

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

ASSUNTO/TIPO
DOCUMENTAL
PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL
SETOR
GERAL
DEAP
AI
AP
0-5-10-5 ISS 01 05 - N S CTN, art. 173.
0-5-10-6 PIS/PASEP 01 10 - N S Decreto Lei Federal n. 2052/83, art. 10
0-5-10-7 INSS 01 10 - N S Lei Federal n. 8.212/91, art. 32, parágrafo único, art. 45, parágrafo único, art. 46; Decreto Lei Federal n. 2.052/83, art. 3 e 10; Decreto Federal n. 5.545/05, art. 347 e 347-A
0-5-10-8 IR 01 05 - N S  

AI = Arquivo Intermediário / S = Sim / AIG = Até a implantação da gratificação / V = Validade
AP = Arquivo Permanente / N = Não / AHA = Até a Homologação da Aposentadoria / AAC = Até a Aprovação da Conta

ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃO OBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL
SETOR 
GERAL 
DEAP
AI
AP
0-6 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
0-6-1 Publicação de matérias. Diário Oficial. Boletim de Serviço. Outros periódicos 01 N - N S  
0-6-2 Produção editorial 02 04 - N S  
0-6-2-1 Obra publicada * - - S N *Um exemplar da obra publicada, será guardado em biblioteca.
0-6-3 Documentação bibliográfica V 04 - S N  
0-6-3-1 Compra. Doação *. Permuta. Cessão. 02 04 - N S * Os termos de doação serão encaminhados ao arquivo permanente.
0-6-3-2 Registro 02 04 - N S  
0-6-3-3 Inventário 04 04 - S N  
0-6-3-4 Catalogação. Classificação V N - N S  
0-6-3-5 Referência e circulação 02 N - N S  
0-6-4 Sistema de arquivo. Controle de documentos. Controle de informação V 04 - S N  
0-6-4-1 Produção de documentos. Levantamento. Diagnóstico. Controle do fluxo 02 N - N S