SISTEMA DE PATRIMÔNIO DE BENS-IMÓVEIS
O sistema de Patrimônio de Bens-Imóveis – BIE, em sua versão 01, constitui uma das funções da administração do patrimônio e bens-imóveis do Estado, no que se refere ao uso e/ou propriedade de imóvel pelos órgãos do governo do estadual.
Foi desenvolvido para a SEAD – Secretaria de Estado da Administração, sendo administrado pela CPE – Coordenadoria de Patrimônio do Estado, órgão da SEAD.
O objetivo básico do sistema, nesta versão é o conhecimento do acervo patrimonial do Estado, via cadastramento dos bens-imóveis, inicialmente os do poder executivo da administração direta e indireta e, em seguida os do poder legislativo e judiciário, mantendo uma base de dados integrada para disponibilização dos dados aos órgãos governamentais.
HISTÓRICO DO DESENVOLVIMENTO
- Período junho/91 a janeiro/92
A construção inicial do serviço de desenvolvimento do sistema previa o prazo máximo de 30 dias para implantação e o serviço deveria abranger a construção do projeto lógico.
Numa primeira etapa foram feitas coletas de material interno e reuniões com analista da CELEPAR que estavam ou estiveram envolvidos com sistemas de patrimônio, para avaliar possíveis trabalhos que poderiam ser aproveitados. A situação na SEAD fora definida internamente com a confecção de um formulário de cadastramento de bens-imóveis colocado para avaliação e aprovação junto aos representantes dos órgãos do governo que possuem maior volume de imóveis, com pedidos de sugestões no prazo de 10 (dez ) dias.
Na etapa seguinte, caberia ao analista da CELEPAR e aos representantes da SEAD, a tarefa de análise e a organização de todas as sugestões para continuidade do sistema..
A situação ficou um pouco difícil e insegura, porque as sugestões eram as mais diversas e desencontradas já que o grupo externo não fez trabalho conjunto e o documento resultante apresentava ausência de dados e pré-codificações.
A primeiras reuniões com o usuário foram improdutivas no sentido de compreensão do assunto e entendimento das necessidades e objetivos mensuráveis.
A proposta de análise para continuidade do projeto foi a de montar um programa de trabalho, tendo como base o uso da MDS – Metodologia de Desenvolvimento de Serviços com o RASCS – Roteiro de Análise e Construção de Sistemas, mesmo que de forma simplificada, para se poder delinear a forma e direção do sistema, com o objetivo de integrar os sistemas de patrimônio existentes na CELEPAR, FUNDEPAR (PRD) e DECOM (CCR). Caberia à SEAD/CPE contactar os representantes dos órgãos envolvidos e o compromisso de ambos cumprirem o programa de trabalho a negociar.
O programa de trabalho previa 8 (oito) reuniões, no período de 19/06 a 28/06, com duração de 3 (três) hora/dia, tendo como participantes um analista da CELEPAR e representantes dos usuários CPE/SEAD, DECOM/SEAD e FUNDEPAR.
Os objetivos do plano de trabalho foram definidos:
- documentar a situação problema, enfatizando a finalidade do sistema;
- analisar os processos envolvidos e identificar as atividades fundamentais;
- definir a abrangência do sistema;
- criar documento de cadastramento de dados e avaliar a informação requerida;
- documentar normas e procedimentos de atualização;
- validar todo o processo, com os usuários envolvidos.
Na primeira reunião foi colocada a proposta CELEPAR de negociação do plano de trabalho de difícil negociação com o usuário que pretendia o sistema pronto até o final de junho/91.
No decorrer das reuniões, o assunto patrimônio foi tomando forma e consistência com a participação ativa e empolgada dos usuários na construção do sistema, tanto no conteúdo das informações, integrando os órgãos participantes, quanto à forma de documentar suas funções e atividades.
Ao término das reuniões, os usuários validaram a necessidade deste tipo de trabalho, principalmente a co-autoria do sistema quanto aos produtos gerados:
- construção da modelagem do negócio do usuário;
- delimitação do contexto de mudança;
- definição do fluxo de dados e procedimentos;
- modelagem de dados e relacionamentos entre entidades;
- definição e desenho do documento de cadastramento de dados,
com impressão a laser pela CELEPAR;
- confecção do manual de procedimentos para cadastramento
de dados;
- definição do conteúdo de dados de tabelas para
pré-codificação de dados cadastrais;
- discussão sobre a confiabilidade e periodicidade dos dados para
manutenção cadastral;
- definição clara dos objetivos e abrangência do sistema;
- priorização de etapas para implantação;
Esta etapa foi encerrada com a documentação do projeto lógico e do manual de procedimentos, apresentados à diretoria geral da SEAD para aprovação e negociação do cronograma de desenvolvimento do projeto físico previsto de agosto a dezembro/91.
O projeto físico foi iniciado em agosto, com a definição da base de dados, a verificação final do documento de cadastramento e a construção das rotinas em etapas, conforme prioridades:
- tabelas (on-line);
- conversão de dados dos sistemas do DECOM e FUNDEPAR (batch);
- emissão de relação cadastral ( batch-laser):
- consultas cadastrais ( on-line);
- manutenção de dados cadastrais (on-line):
- emissão de relatórios operacionais (on0line/batch);
- apropriação de dados de órgãos/empresas,
via arquivos magnéticos (Batch).
A construção do sistema e os testes, foram feitos em etapas e a validação pelo usuário, igualmente.
Em janeiro/92, após testes e aprovação pelo usuário, foi executada a carga inicial do banco de dados em produção e disponibilizada para o usuário a operacionalização do sistema.
O sistema encontra-se em fase de acompanhamento ao usuário e documentação de rotinas.
OBSERVAÇÃO
Concluindo, cabe ressaltar a importância da aplicação da MDS em delinear um abrangência do sistema em que os produtos oferecidos ao usuários sejam negociados por versão e que o compromisso de entrega seja o mais compatível, com recursos disponibilizados para melhor gerenciamento e cumprimento de prazos e qualidade.
Desenvolver o sistema BIE foi uma excelente experiência na aplicação da metodologia CELEPAR, principalmente na prospecção, conhecimento e clarificação das funções e processos com a participação efetiva do usuário.
