O trabalho em grupo é sustentado pelo binômio informação/comunicação, sendo que o equacionamento em nível adequado da problemática do tratamento da informação e do processo de comunicação, torna-se cada vez mais decisivo para o funcionamento e o sucesso das organizações de uma maneira geral.
As organizações que procuram explorar as vantagens do trabalho em equipe, têm se mostrado mais ágeis, melhor posicionadas no cenário onde atuam e mais competitivas. A Administração Pública, como organização complexa que é, também precisa equacionar adequadamente estas questões. Desta maneira a existência de infraestrutura e ferramentas que apoiem o funcionamento do governo como uma grande equipe é, igualmente, fator decisivo para o cumprimento de seus papéis.
Neste sentido, a CELEPAR está disponibilizando os serviços de Correio Eletrônico e Automação de Escritório através da Rede Integrada de Comunicação de Dados e Serviços do Estado do Paraná (REDEPAR)
Funcionalidades
Correio Eletrônico
Possibilita a troca de mensagens interpessoais incorporando
funções de criação, manutenção e controle das correspondências, sistema de
diretório, construção de listas de distribuição, caixas postais, e sistema de
arquivamento/recuperação das correspondências enviadas/recebidas.
Conexão com outras redes de serviços incluindo a interligação com a Rede Fax, para permitir o envio de mensagens do correio para terminais Fax e o envio e recebimento de mensagens para a Rede Internet e também com o STM-400 da Embratel.
Função de notificação de entrega ao remetente de uma mensagem, quando da entrega desta na caixa postal de destino, bem como identificação de leitura, além de notificação de falha.
Serviços de transferência de arquivos anexados a mensagens.
Automação de Escritório
Disponibilização dos serviços de Quadro de Avisos, Guarda de Documentos em
Pastas/Arquivos, Agenda individual (contendo anotações e tarefas a realizar), Agenda de
Compromissos Coletivos (agendar reuniões), Debates de Assuntos e Formulários
Eletrônicos. Todas estas funções de automação propiciam a agilização e a
racionalização das tarefas do dia a dia , sendo atualmente uma necessidade básica na
prestação de serviços de qualidade.
Agenda Individual
Função de agenda para marcação de compromissos individuais tais como: Controle de
tarefas a realizar e realizadas, cadastramento de notas (lembretes) e envio de recados,
todas integradas com a função de calendário.
Agenda de Compromissos
Função de agenda de compromissos coletivos (reuniões) com pesquisa de horário
disponível dos participantes. Quando da marcação de um compromisso coletivo será
facultado ao usuário aceitar ou declinar do compromisso marcado.
Quadro de Avisos
Os usuários de um ou mais quadros de avisos deverão ter a facilidade de acesso a estes
quadros no ambiente em que estes estiverem armazenados, de forma transparente. Esta
função permite disponibilizar informações, permitindo o agrupamento por assuntos de
interesse, para acesso pelos usuários do Correio Eletrônico.
Debates
Esta função deve propiciar a abertura de assuntos para debates entre grupos de
assinantes do correio, sem necessidade de ser em uso simultâneo, possibilitando a
qualquer membro destes grupos, ler o assunto e emitir opiniões/solicitar esclarecimentos
aos demais participantes até que se esgote o assunto ou o prazo determinado para o
debate.
Formulários Eletrônicos
Esta função deve possibilitar a criação de formulários eletrônicos para troca entre
os assinantes do correio. A partir da existência de um formulário eletrônico no
sistema, o usuário deverá ter acesso ao mesmo, para o seu preenchimento, independente do
ambiente onde esteja armazenado o formulário. Da mesma forma, deverá ser transparente
para o usuário o envio e o recebimento deste formulário entre os usuários do correio,
mesmo estando estes usuários em ambientes distintos.
Características
A concepção do projeto prevê a aquisição de Solução de Correio Eletrônico e
Automação de Escritório, para implantar, na maioria dos ambientes informatizados do
Estado (90 ambientes de rede Local), num total de 3.600 caixas postais. Este projeto tem
como característica principal a descentralização (processamento das funções dentro do
ambiente informatizado do cliente), interligando-se, no entanto, toda a Administração do
Governo via a Rede Integrada de Comunicação de Dados e Serviços do Estado (REDEPAR).
Composição do ambiente operacional
01 ambiente Unix/Risc 6000 Celepar aonde ficarão residentes os gateways(saídas) de uso
geral para a conexão com a Rede Fax, Rede Internet e STM-400 da Embratel.
90 ambientes de rede local (Netware ou Windows NT) com servidores de Correio Eletrônico
próprios, processando todas as suas funções dentro do ambiente do usuário.
Integração de todos os 91 ambientes, para troca de informações externas ao órgão
(mensagens, arquivos, formulários eletrônicos, agenda de compromissos coletivos, etc ...
), interligando toda a Administração do Governo via a REDEPAR .
Permite o acesso por micros isolados com ambiente Windows às caixas postais residentes na
Risc/6000 através da Rede Integrada de Comunicação de Dados e Serviços do Estado pelo
serviço de rede comutada por pacotes, conforme recomendação CCITT-X25.
Para os ambientes de Rede Local a Solução de Correio Eletrônico com funções de
Automação de Escritório possui interface gráfica para processamento em estações dos
ambientes de Rede Local (Lan), constituídas por microcomputadores com processador do tipo
Intel 386/486 ou superior, com Windows.
A Solução possui, também, versão com interface gráfica para processamento
independente em microcomputadores isolados, com ambiente Windows, para as funções do
Correio Eletrônico e Automação de Escritório, equivalentes e integradas com as
funções de Correio Eletrônico e Automação de Escritório proposta para os ambientes
de Lan. Processa suas funções de forma individualizada (stand-alone) e permite o
estabelecimento da conexão, tanto local como remota com a respectiva Lan, para troca de
informações com outros assinantes. Possibilita ainda, quando da sua conexão , receber
as informações depositadas na sua caixa postal do ambiente onde foi cadastrado, e enviar
as informações armazenadas no microcomputador, elaboradas durante o período em que
esteve desconectado, para os seus respectivos destinatários.
Vantagens
Racionalização do tempo das pessoas na troca de informações, evitando por exemplo
inúmeras ligações telefônicas para localização e transmissão de uma mensagem.
Maior rapidez e segurança na troca de informações entre os órgãos do Estado, em
função da substituição do processo moroso de envio de papéis;
O Correio Eletrônico é parte integrante dos projetos de interiorização (conforme
citado anteriormente) e este será o elo de comunicação entre estes ambientes
informatizados e a administração central;
Facilitar a comunicação dos municípios com a administração estadual, idem aos agentes
da comunidade com o Estado;
O que é Lotus Notes
A solução de correio eletrônico e automação de escritório adquirida pela Celepar foi
o Lotus Notes.
Notes é uma plataforma cliente/servidor para desenvolvimento de uma nova classe de
aplicações estratégicas, que são bancos de dados projetados para um fim específico e
que podem ser usados para diversos propósitos, tais como:
• trocar idéias e opiniões,
• organizar bibliotecas de material de referência,
• manter um registro das atividades de um grupo,
• catalogar históricos de clientes
Notes incorpora:
• armazenamento de objetos orientado a documentos distribuído e replicável,
• um sistema de correio eletrônico,
• um sistema de segurança robusto,
• um grupo de API's padrão da indústria, que usados com ferramentas de
desenvolvimento e aplicações da Lotus e/ou de terceiros acessam serviços e dados do
Notes.
Lotus Notes serve para capacitar pessoas a colaborar umas com as outras e compartilhar
conhecimento apesar de fatores corno distância ou tempo. A informação é compartilhada
no momento em que ela é criada.
Os documentos Notes podem conter diversos tipos de objetos como gráfico, processador de
texto, som, imagem escaneada, editor Notes e planilha. O armazenamento de objetos é
distribuído e a replicação entre os diversos servidores pode ser total, parcial ou
remota.
