A Tecnologia da Informação na Administração Pública Autor: Luiz Fernando Ballin Ortolani Introdução Organizações bem sucedidas, públicas ou privadas, serão, neste final de século, aquelas que souberem escolher e utilizar a tecnologia de forma apropriada para atingir seus objetivos. À medida em que a tecnologia se confunde com os produtos e serviços gerados por uma organização, permitindo inovação, melhoria na qualidade e novas abordagens de relacionamento com seu público-alvo (o cliente), administrá-la deve tornar-se o foco central de toda sua estratégia. Entretanto, para muitas
organizações, ainda existe um hiato muito grande entre estratégias
e uso de tecnologia, principalmente com relação à tecnologia da
informação A gestão da tecnologia - saber escolher e saber usar - constitui o processo decisório destinado à introdução planejada de novas tecnologias e à manutenção em funcionamento de determinadas, compreendendo: prospecção, avaliação, disseminação, absorção, monitoramento e administração do uso das tecnologias, funções que, no caso da tecnologia da informação, devem ser desempenhadas por uma unidade competente da organização, a fim de que negócio, estratégias e objetivos organizacionais tenham plena sintonia com a tecnologia e, em especial, com a tecnologia da informação. Conceito de Tecnologia da Informação Segundo Baker [Bak85], "a Tecnologia da Informação (TI) é o conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, e a maneira como esses recursos estão organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas". A TI não se restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e comunicação de dados. Existem tecnologias relativas ao planejamento de informática, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte ao software, aos processos de produção e operação, ao suporte de hardware. Estratégias de Uso da TI na Administração Pública Cada organização, pública ou privada, possui um público-alvo para o qual atua produzindo bens ou serviços, comumente denominado por cliente. No caso de empresas, este público é o consumidor, enquanto que para a organização pública, o público-alvo, em sua instância final, é o cidadão. O recurso administrado em ambos os casos é a informação. O uso da TI pelo setor privado busca explorar ao máximo os benefícios dessa tecnologia para obter vantagem competitiva em relação aos concorrentes através da eficácia organizacional, internamente à organização, e da competitividade, no ambiente externo da organização.
USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA INICIATIVA PRIVADA Fonte: [Cun94] Dissertação de Mestrado de Maria Alexandra V. C. da Cunha - Administração dos Recursos de Informática Pública: Estudo de Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994 Na empresa privada, a utilização dos recursos de informática era justificada pela expressão da língua inglesa "save money"- que recursos economizo: materiais, humanos, tempo, dinheiro ... - mas, nos tempos atuais, a expressão utilizada é "make money" - o que o uso da TI possibilita em termos de produtos, serviços e mercados, plenamente justificados quando o objetivo final é obter lucro. Se para a organização pública não é vital o ganho de competitividade, qual a importância da TI nessas organizações? A resposta é simples: na perpetuação da organização pública em função dos serviços prestados. Isto significa que, além de melhorias no ambiente interno da organização, pelo aumento da eficácia organizacional (agilização de processos, da estrutura, da comunicação e a eliminação da burocracia), o uso estratégico da TI e a administração dos recursos de informática pode (e deve) melhorar o atendimento da população e os serviços prestados ao cidadão.
USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Fonte: [Cun94] Dissertação de Mestrado de Maria Alexandra V. C. da Cunha - Administração dos Recursos de Informática Pública: Estudo de Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994 Quando uma organização, pública ou privada, não consegue desempenhar adequadamente sua missão, surgem forças externas (concorrentes, no caso da organização privada; outras entidades - públicas, privadas ou governamentais, no caso da organização pública) que assumem seu papel (fatia de mercado para o setor privado ou competência para o setor público) levando à extinção (falência, na iniciativa privada ou deterioração, na área pública). Se o Estado deixa de executar de forma eficaz seu papel, surgem grupos organizados que proverão à população suas necessidades, passando a exercer um forte domínio sobre a mesma, influenciando-a conforme seus interesses. Portanto, a gestão da TI na administração pública deve vislumbrar não apenas o contexto interno da organização que visa obter a eficácia organizacional, mas principalmente o ambiente externo, que diferencia a qualidade dos serviços prestados ao cidadão, contribuindo para uma atuação eficaz do poder público na área de atuação de sua competência. Importância da Informação na Organização Segundo Meirelles [Mei90], "a tendência natural é tentar medir o valor da informação pelo quanto adicional ela traz, entretanto, o conceito mais amplo e correto é o custo de oportunidade - quanto custa não tê-la. Neste sentido, medir o valor da informação passa a ser um processo semelhante ao de um seguro ou propaganda - quanto custa não ter". Portanto, nesta abordagem amplamente utilizada, a informação é tratada como recurso, possuindo então custo e valor, taxa de retorno, custo de oportunidade de não se ter a informação; pode existir uma sinergia ao combinar dados cujo resultado final é maior que a soma das partes. Independente do tipo de organização - privada ou pública - o administrador orienta suas decisões de investimentos adotando o princípio da racionalidade econômica: obter o máximo resultado com um dado montante de recursos ou minimizar este montante para obtenção de um determinado resultado. Para esta análise, os recursos de informações oportunas e de qualidade são fundamentais para a decisão de maneira a garantir uma atuação eficaz do Estado nas áreas sob sua responsabilidade.
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