Comentários sobre o Treinamento em MS Project Autor: José Roberto Guimarães Como resultado de diretriz estabelecida pela Diretoria, que as atividades desenvolvidas pela CELEPAR, tanto para seus clientes como as internas, devem ser tratadas como projetos, foi criada a Gerência de Planejamento e Avaliação - GPA. Como tarefa inicial da GPA foi estabelecida a metodologia para esse novo enfoque na maneira de trabalhar e, na seqüência, foi necessário planejar e aplicar o treinamento no uso da ferramenta escolhida (MS Project). Um treinamento que deveria repassar os conceitos básicos, não sendo muito amplo nem avançado. A amplitude do treinamento era limitada pela própria metodologia pois, para manter um padrão entre os projetos da empresa, os mesmos devem ser elaborados a partir de modelos, chamados de Templates, obedecem uma parametrização comum, e tendem a fazer com que os gráficos, telas e relatórios tenham um mesmo aspecto. Isto, se por um lado facilita sobremaneira o aprendizado e o trabalho cotidiano, por outro lado, contribuiu para que alguns treinandos, de espirito dado a explorar novidades e potencialidades - e nisto o MS Project é bem dotado - se sentissem amarrados. Já o nível do treinamento, não deveria ser avançado, por dois motivos. Aos treinandos bastava apenas conhecer as funções básicas de um teclado e mouse de um computador e estar familiarizado com ambiente Windows, pois o uso do MS Project para o acompanhamento de projetos tornou-se uma exigência geral. É através do que for lançado em seus cronogramas, que dirigentes e contratantes verificarão e avaliarão os desempenhos setoriais e individuais. Desta forma, todos os interessados deveriam ser treinados, pois passa a ser injustificável o não cadastramento e atualização de tais cronogramas. Outra razão para o nível do treinamento não ser aprofundado, é o fato da ferramenta ser facilmente assimilável, quer por seus próprios recursos didáticos (Cue Cards e Help), quer pelo estudo através dos livros e apostilas disponíveis na empresa, ou ainda, pelo manuseio cotidiano. Assim, os mais interessados tem oportunidade de, previamente, sofisticar o uso do MS Project. Previamente, porque na medida em que seu uso for sendo absorvido na CELEPAR, mais recursos e funções (Por exemplo:custos) serão acrescentados à metodologia e disseminados através de novos cursos. Assim sendo, o curso tem uma duração de sete horas (aproximadamente dois meios períodos), com uma introdução teórica para discorrer sobre as necessidades e benefícios do planejamento, e que fatores devem ser levados em conta no âmbito da CELEPAR e do Governo. Segue-se com considerações sobre a metodologia e seus principais aspectos. Na parte prática, apresenta-se o MS Project, sua forma de tratar as informações, uso de modelos para criação de projetos, correto cadastramento deste e principais funções da ferramenta. Paralelamente são feitos exercícios com fins didáticos, buscando familiarizar os treinamentos com as situações que enfrentarão ao elaborar, cadastrar e atualizar seus primeiros projetos. Entre o pessoal interno e os responsáveis por instalação ou apoio ao Sistema de Acompanhamento do Plano de Governo ( que tem módulo em MS Project), foram treinados 83 funcionários em nove turmas, alcançando-se desta forma, os objetivos almejados. Finalmente, deve-se acrescentar que as facilidades oferecidas no uso do MS Project dependem diretamente do resultado do planejamento intelectual a ele submetido, ou seja, ele é incapaz de melhorar um planejamento ruim. É necessário previamente aplicar algum talento na tarefa de planejar, para depois recorrer ao MS Project.
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