Autor: Gilmar Caron Tesseroli

Dando continuidade à Implantação de Mudanças no Ambiente Heterogêneo, apresentamos mais alguns pontos, a fim de familiarizar a todos e buscar o entendimento sobre o assunto.

Histórico

A filosofia da Gerência de Problemas/Mudanças teve sua base conceitual expressa pela IBM no final dos anos 70, em decorrência do tratamento informal geralmente empregado pelos CPD´s - principalmente na área de produção - frente às queixas dos usuários quanto aos:

• atrasos;
• erros;
• mau atendimento.

Ela busca uma metodologia para sistematizar o tratamento do Problema, reportando várias etapas de diagnóstico, instruções para contorno e recuperação, e, finalmente, solução.A prática deste método permite detectar tendências de falhas e crescimento dos volumes transacionais, além do nível de satisfação dos usuários com os serviços de PD.

Já para mudanças, que são consideradas as maiores geradoras de problemas, significa uma administração mais efetiva dos backlog´s, ao pregar o registro formal de todas solicitações que afetam o P.D., buscando o controle efetivo.Suas etapas principais são:

• registro do pedido;
• justificativa do pedido;
• estudo de viabilidade técnica e econômica, que dará base para a decisão gerencial.

Gerência de Mudanças

Objetivo:

• Gerenciar o planejamento, a comunicação e a realização das mudanças no ambiente heterogêneo da Celepar.
• Assegurar e administrar as mudanças no ambiente heterogêneo, para que sejam feitas com o mínimo de impacto ao nível de serviço oferecido ao usuário.

Responsabilidades e atribuições:

• Promover e coordenar reuniões de avaliação técnica e gerencial, conforme necessidades das mudanças.
• Apoiar, quando necessário, na elaboração do plano de implantação das mudanças.
• Obter aprovações devidas, com antecedência.
• Assegurar o registro formal de todas as mudanças a serem executadas.
• Assegurar cumprimento dos prazos.
• Registrar as prioridades negociadas na reunião de avaliação para a execução das mudanças aprovadas.
• Emitir, quando necessário, relatórios gerenciais para acompanhamento do processo.
• Assegurar a eficácia e a reciclagem do processo, através da monitoração e acompanhamento contínuos.
• Assegurar a reciclagem do treinamento para todas as áreas envolvidas.

 

Plano de Trabalho:

• Classificação das mudanças:
• categorização ;
• priorização;
• designação de responsabilidades.
• Reformulação Estrutural:
• criação da Gerência de Mudanças;
• ou um staff da diretoria técnica;
• ou outra estrutura.
• Criação de metodologias / procedimentos:
• controles;
• documentação;
• divulgação.
• Ferramentas de apoio:
• software de apoio;
• confecção de check-list;
• relatórios estatísticos.

Planejamento para 1997

INÍCIO	FINAL	DESCRIÇÃO	%REAL.
01/97	03/97	estruturação da Administração de Mudanças	40 %
03/97	04/97	disseminação da filosofia "Mudanças"	20 %
01/97	03/97	plano de trabalho	40 %
02/97	03/97	definição do escopo e da forma de atuação	10 %
01/97	02/97	criação de um Q.A. de Mudanças no Lotus Notes	75 %
01/97	03/97	estabelecer procedimentos e controles de metas	10 %
03/97	12/97	reduzir a zero o % de mudanças efetuadas sem registro e controle	0 %
03/97	12/97	minimizar o retrabalho com a eficácia da administração das Mudanças	0 %

replanejado em 02/97

gilmart@celepar.gov.br