Gerência de Projetos - II
Autor:
Nereu Delgado - GPS
FASE
PROCESSO
Para que possa ser entendido, trabalhado e controlado, costuma-se dividir um projeto em partes menores. Cada parte pode, ainda, ser subdividida para que melhor possa ser entendida. E assim, sucessivamente, enquanto houver necessidade. Acontece que, quando há muitas subdivisões, o projeto torna-se complexo e seu entendimento passa a ser mais difícil. Procurando evitar subdivisões indiscriminadas, criaram-se algumas convenções sem, porém, tirar a necessária flexibilidade do gerente de projetos. Essas convenções são conhecidas como Fase e Processo.
Fase
Fase é um conjunto de processos que culmina com a conclusão de um ou mais produtos.
As fases são dispostas em uma seqüência lógica para assegurar a adequada definição do produto final do projeto. As fases são determinadas pelo gerente do projeto, segundo o conhecimento que ele tem do problema. Um projeto pode ter muitas fases. Porém, é mais adequado que tenha entre 5 e 9 fases.
Processo
Processo é uma série de ações (tarefas/atividades) que geram um resultado.
O PMI classifica os processos em cinco grupos:
- Processos de Iniciação - reconhecer que um produto ou fase deve começar e se comprometer para sua execução;
- Processos de Planejamento - planejar e manter um esquema de trabalho viável para se atingir aqueles objetivos do negócio que determinaram a existência do projeto;
- Processos de Execução - coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano;
- Processos de Controle - assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias;
- Processos de Encerramento - formalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer seu encerramento de uma forma organizada.
Os processos também são determinados de acordo com a necessidade. Um processo está vinculado unicamente a um grupo de processos de uma determinada fase. Cada um pode ainda estar subdividido em "n" outros processos. Um processo pode até se caracterizar como um projeto ou subprojeto para outra equipe ou terceiros.
Para facilitar o entendimento, observe o quadro abaixo:
Grupos de Processos
Fase 1
Fase 2
Fase n
Iniciação
Processo 1a
Processo 2a
Processo na
Processo 1b
Processo nb
Processo nc
Planejamento
Processo 1c
Processo 2b
Processo nd
Processo 2c
Processo ne
Processo 2d
Execução
Processo 1d
Processo 2e
Processo nf
Processo 1e
Processo 2f
Processo 1f
Controle
Processo 1g
Processo 2g
Processo ng
Processo 2h
Processo nh
Processo ni
Encerramento
Processo 1h
Processo 2i
Processo nj
Processo 1i
Processo 2j
Processo 2l
Uma fase, um grupo de processos ou um processo não precisa necessariamente iniciar somente com o término da anterior, a não ser quando seja necessário ou impossível iniciar-se uma ação sem que tenha em mãos o produto gerado pela anterior. Existem dois desenhos clássicos do PMI que ilustram isso:
É o gerente do projeto que deve estabelecer quando as coisas devem ser iniciadas e concluídas. Se ele não tiver a liberdade para estabelecer isso, então, efetivamente, ele não é o gerente do projeto. Aquele que melhor consegue sobrepor as ações de um projeto, obtém consideráveis reduções de custos e de tempo.
Disponível na Internet no endereço www.nereu.com.br.
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