Socialização e informação: desafio do novo milênio

Autores: Durval Faria de Biaggi e Maria Concepcion Fraguas Umia

SISTEMA INFORMATIZADO PARA A CENTRAL DE VIAGENS DO GOVERNO DO ESTADO DO PARANÁ

RESUMO

Sistema moderno unifica e agiliza viagens de interesse do governo

O atual momento exige austeridade, ajuste de contas, paralelamente ao processo de modernização e agilidade dos serviços. Portanto, economia, agilidade e eficácia são os três requisitos fundamentais considerados pela equipe da Secretaria da Administração e da Previdência - SEAP para a implantação do serviço Central de Viagens.

Este serviço inovador permite ao Estado conhecer a sua real demanda para as despesas com viagens de servidores a trabalho, aumentando com isto o poder de negociação para o Estado, principalmente quando das aquisições de passagens aéreas e passagens rodoviárias. Com a implantação deste serviço já foi possível reduzir 16% nas principais despesas relacionadas a viagens.

Mas, esta solução somente é viável porque a base das informações relativas às viagens está em ambiente informatizado e corporativo, o que permite, em segundos, compartilhar informações entre os diversos usuários. E ainda, em função da centralização da contratação dos serviços de agenciamento para a compra de passagens aéreas.

A centralização em um único prestador de serviços de agenciamento na aquisição de passagens aéreas permite ao Estado, em função de sua demanda, negociar acordos com as companhias aéreas na busca de melhores condições. Contudo o processo somente é possível em face da adoção do pagamento da prestadora de serviços na forma de "Management Fee" e o uso do Cartão Corporativo (cartão de débito) que permite o pagamento à vista das passagens aéreas e rodoviárias. Estas duas variáveis são as responsáveis diretas pela redução nas despesas com viagens.

Sistematizar o processo de solicitação, programando o período, roteiro, meio de transporte a ser utilizado, despesas com alimentação e hospedagem, entre outras, é o que se propõe o serviço Central de Viagens, além de oferecer o registro das informações que compõem a prestação de contas dos viajantes ao órgão pagador das despesas. Este processo abrange as viagens nacionais e internacionais, e ainda os trabalhos de campo dos servidores que necessitam permanecer em acampamentos para o desempenho de suas atividades.

Palavras-Chave

Solicitação de Viagem; Agência de Viagens; Prestação de Contas para viajantes; meio de transporte; Management Fee; Ordenadores de Despesas; Central de Veículos; Viagens de Campo; Viagens da Comunidade.

SERVIÇO DA CENTRAL DE VIAGENS DO GOVERNO DO ESTADO DO PARANÁ

O GOVERNADOR DO ESTADO DO PARANÁ, em uma iniciativa que coloca o Estado à frente na implantação de Programas de Modernização da Máquina Administrativa, instituiu, no âmbito da Administração Direta e Autárquica, o uso do serviço da "Central de Viagens" como meio, inédito na área pública, para a contenção dos gastos administrativos e forma de gerenciamento das despesas com viagens.

Abrangência

O serviço Central de Viagens atende a administração direta e autárquica, no que se refere às despesas com viagens (23 secretarias de estado, 6 órgãos de regime especial e 19 autarquias).

Características do serviço central de viagens

O serviço Central de Viagens tem como objetivos específicos sistematizar o processo de solicitação de viagem, programando o período, roteiro, meio de transporte a ser utilizado, as despesas com alimentação, hospedagem e outras inerentes à viagem; gerenciar os procedimentos com viagens e reduzir gastos com aquisição de passagens e hospedagem de servidores, através de negociação com os fornecedores desses serviços em função da demanda existente no âmbito do Estado.

Para o sucesso deste empreendimento três ações foram desenvolvidas em paralelo:

1ª) O uso do Cartão Corporativo do Estado pelos servidores públicos - que possibilita à Administração meios rápidos e eficazes para o gerenciamento e controle do processo de pagamento das despesas com aquisições, além de apresentar os seguintes benefícios:

• Aumento do poder de barganha do Estado nas compras, pois o cartão identifica o volume de gastos e as quantidades adquiridas por fornecedor;
• Facilidade na aquisição de bens e serviços ao oferecer uma extensa e variada rede de estabelecimentos comerciais afiliados no País;
• Maior controle no processo de pagamento de despesas, principalmente sobre os gastos em viagens;
• Redução de recursos empregados no fornecimento de documentos para a realização das despesas;
• Redução de custos e dos lançamentos de movimentações financeiras;
• Controle eficaz sobre as autorizações de despesas com aquisições, reduzindo o risco de uso indevido, uma vez que permite:
  • que o pagamento somente seja efetuado desde que haja recursos financeiros disponibilizados na respectiva conta corrente de relacionamento da entidade;
  • atribuir a cada portador do cartão o limite de saques por dia, semana, mês e, ainda, por tipo de gasto permitido; e
  • inibir a utilização dos cartões em gastos não compatíveis com as necessidades da respectiva entidade da administração pública.
• Desburocratização do processo de prestação de contas das aquisições efetuadas com o cartão;
• Credencial segura e referencial de idoneidade financeira reconhecida no país e no mundo, além de identificar o seu portador como servidor do Estado do Paraná; e
• Ø Substitui a emissão de adiantamento a servidores, impedindo com isso o surgimento de irregularidades com o uso do numerário público.

2ª) Centralização em uma única agência de viagens, dos processos de aquisições de passagens aéreas de cerca de 48 (quarenta e oito) órgãos da administração direta e autárquica - obtendo-se, assim, melhores tarifas para pagamento das passagens em função da concentração da demanda e, ainda, alterando-se a forma de remuneração dessa prestadora de serviços para o sistema Management Fee.

No que consiste esse sistema: as companhias aéreas repassam às Agências de Viagens um percentual variável sobre as suas vendas a título de comissões, super comissões e outros benefícios. Esse montante, no caso do Management Fee, após deduzidas as despesas de manutenção da agência de viagens é repassado ao Estado.

As despesas com manutenção têm seu teto máximo fixado no contrato firmado com o Estado e o ganho da agência sobre as vendas foi objeto da licitação, sendo que o percentual não pode exceder a 1,5% do valor das tarifas das passagens aéreas.

Este processo somente tornou-se viável por estar acoplado à utilização do Cartão Corporativo do Estado, que garante o pagamento à vista dos bilhetes aéreos.

Com a apresentação gráfica a seguir, demonstra-se como o processo de pagamento da Agência de Viagens ocorre e como o Estado recebe as comissões e demais benefícios das companhias aéreas:

Processo de Planejamento das despesas

Processo de Pagamento da Aquisição de Passagens Aéreas -

3ª) A implementação do processo eletrônico do serviço Central de Viagens - que é composto por três aplicativos desenvolvidos pela Companhia de Informática do Paraná - CELEPAR, em ambiente Lotus Notes - Solicitação de Viagens, Prestação de Contas e Saldos Orçamentários - que vem atender todo o fluxo de solicitação, liberação, concessão, acompanhamento orçamentário e financeiro e prestação de contas referente às despesas com viagens de interesse do Estado.

Este processo abrange as viagens nacionais e internacionais e ainda os trabalhos de campo dos servidores que necessitam permanecer em acampamentos para o desempenho de suas atividades, e está disponível para:

• Servidores estaduais ou servidores de outros órgãos a serviço do Estado;
• Pessoas da comunidade em viagem de interesse do Estado, tais como pacientes, presidiários, menores sob guarda do Estado, procurados da Justiça, consultores e convidados, entre outros.

Os usuários do serviço Central de Viagens poderão encontrar no aplicativo:

• Formulário eletrônico para a solicitação de viagem;
• Agenciamento para o fornecimento do meio de transporte e reserva de hotéis;
• Trâmite eletrônico para o processo de solicitação, liberação e concessão de recursos financeiros para arcar com as despesas de viagem;
• Formulário eletrônico para a prestação de contas.

Através do serviço Central de Viagens será possível identificar o meio de transporte a ser utilizado para a realização da viagem, efetuar as reservas e confirmações das passagens aéreas e rodoviárias, além de identificar as despesas a serem realizadas durante a viagem e disponibilizar o numerário para que o usuário possa realizar o pagamento das despesas em viagem.

Tecnologia

O sistema Central de Viagens apresenta a seguinte plataforma tecnológica:

• Módulo de Solicitações de Viagens - em plataforma Lotus Notes 4.6;
• Módulo de Reservas de Passagens Aéreas - em plataforma Internet Domino Notes;
• Módulo de Prestação de Contas - em plataforma Lotus Notes;
• Módulo Saldo Orçamentário - em plataforma Lotus Notes;
• Módulo de Informações Gerenciais da SEAP - Módulo de Histórico - em plataforma Lotus Notes.

O aplicativo está instalado num servidor Notes central da SEAP, que também controla os acessos feitos pela Central de Viagens através da Internet.

PRINCIPAIS FUNÇÕES DO SISTEMA CENTRAL DE VIAGENS

Planejamento e Execução da Viagem - que apresenta os formulários a seguir relacionados:

• Solicitação de Viagem para Viagens.

  Este formulário de solicitação de viagem abrange todas as viagens aéreas, terrestres marítimas ou ferroviárias, dentro ou fora do território nacional. E ainda as viagens para trabalho de campo e para viagem para pessoas da Comunidade.

• Solicitação de Reserva de Passagens Aéreas.

  Formulário de solicitação de reserva de passagem aérea, que é enviado à Agência de Viagem contratada para que seja efetuada a reserva, a confirmação do roteiro solicitado, finalizando com a emissão das passagens solicitadas.

• Solicitação de Reserva de Veículos do Órgão ou da Central de Transporte do Estado.

  Formulário de solicitação de reserva de Veículos do Órgão ou da Central de Transporte do Estado, que é enviado à pessoa cadastrada no trâmite do aplicativo como responsável pelos veículos do órgão ou da Central de Transporte do Estado.

• Avaliação da Solicitação pelas Unidades envolvidas no processo de aprovação e concessão da viagem.

  Formulário de avaliação da solicitação de viagem contempla os dados referentes às áreas de recursos humanos, administrativa e financeira do órgão envolvido com a solicitação. E ainda incorpora informações referentes ao processo de autorização junto aos ordenadores de despesas do órgão.

Um exemplo de planejamento e execução do processo descrito anteriormente, poderá ser observado nos fluxos a seguir:

Prestação de Contas - que apresenta os formulários a seguir relacionados:

• Prestação de Contas das Viagens.

  Formulário de Prestação de Contas da Viagem abrange todas as despesas que o servidor teve durante a viagem, referentes às passagens aéreas, terrestres, marítimas e ferroviárias, despesas com alimentação e hospedagem, despesas com traslados, entre outras.

• Avaliação da Prestação de Contas.

  Formulário de avaliação que contempla a aprovação das despesas realizadas em viagem pelos servidores estaduais, finalizando com ressarcimento das despesas realizadas ou devolução do valor não utilizado aos cofres públicos do Estado.

A seguir demonstra-se em forma gráfica o trâmite deste procedimento:

BENEFÍCIOS

Com a implantação do serviço Central de Viagens centralizado, a estimativa é de reduzir em 20% as principais despesas relacionadas a viagens. A emissão média mensal é de 6.750 passagens rodoviárias e 800 aéreas. Apesar deste montante, o Estado não usufruía os descontos promocionais das Companhias Aéreas quando da aquisição de passagens. Com a centralização e um melhor gerenciamento deste serviço, será possível negociar a redução destes gastos.

Ao se centralizar em uma única Agência de Viagens o atendimento de 48 (quarenta e oito) órgãos estaduais nas questões do agenciamento da compra das passagens aéreas, é possível estabelecer acordos com as companhias aéreas na busca da redução das tarifas hoje praticadas no mercado, em cima da real demanda do Estado.

Com sete meses de funcionamento e com apenas 26 (vinte seis) órgãos estaduais utilizando os serviços da Central de Viagens já é possível vislumbrar os efeitos almejados de redução dos custos do Estado. A seguir ilustramos este relato apresentando informações de cunho gerencial para o processo:

Próximos Passos

Para a conclusão do projeto, estão em andamento os treinamentos para os usuários do sistema, a implantação nos órgãos restantes da administração direta e autárquica, e a implantação do módulo de informações gerenciais do aplicativo que se encontram em fase de testes de validação.

biaggi@celepar.gov.br
conchita@pr.gov.br