Este texto é totalmente baseado no primeiro capítulo do livro Organizational theory: text and cases, do autor Jones Gareth, e foi produzido como forma de estudo e aprendizagem da disciplina Teoria das Organizações, do Mestrado em Administração da PUC, ênfase em Gestão Estratégica da Informação e do Conhecimento. Esse capítulo trata das Organizações e seus Stakeholders, abordando as questões: organizações, o que são e por que existem; a finalidade da teoria organizacional e sua relação com o desenho organizacional; como os gerentes podem usar a teoria e o desenho organizacional para tornarem as empresas mais eficientes; como as organizações satisfazem os vários grupos de interesses (stakeholders) e o conceito de efetividade; e alguns fatores de contingência que influem no desenho organizacional.
Introdução
As organizações estão inseridas em ambientes complexos e turbulentos, enfrentando constantes desafios e problemas, para os quais precisam encontrar soluções. Uma organização é a ferramenta usada pelas pessoas para coordenar suas ações na obtenção de algo que desejam ou possui valor – isto é, para atingir seus objetivos. As organizações são intangíveis, isto é, podemos ver os produtos ou serviços produzidos e, em alguns casos, podemos ver seus empregados, mas não vemos como e por que eles são motivados a produzir tais bens e serviços. No entanto, os grupos de pessoas e outros recursos utilizados na produção, são a essência das organizações.
Como uma organização cria valor
Uma organização é uma resposta para satisfazer alguma necessidade humana, formada por indivíduos ou grupos de pessoas que acreditam possuir as habilidades e conhecimentos necessários para tal. Empreendedorismo é o termo usado para descrever o processo pelo qual as pessoas reconhecem oportunidades e reúnem recursos para satisfazer essas necessidades.
Um modelo de criação de valor em três estágios - entrada, conversão e saída - pode ser usado para descrever as atividades da maioria das organizações (ver figura). Cada estágio é afetado pelo ambiente em que a organização opera. A maneira que as organizações adotam para obter do ambiente as entradas necessárias (recursos humanos, informação e conhecimento, matéria bruta, ou dinheiro e capital) para produção de bens e serviços, e para utilizar os recursos humanos e tecnologias para transformar entradas em saídas, determina quanto vale a organização em cada estágio. O resultado do processo de conversão são as saídas - produtos acabados e serviços - disponibilizadas ao ambiente onde são compradas pelos clientes. As organizações usam o dinheiro das vendas para obter novos fornecedores de entradas e o ciclo começa novamente.
A maioria da produção de bens e serviços se dá em locais de empresas porque, trabalhando juntas, as pessoas podem criar mais valor que individualmente, coordenando suas ações em local organizado. O uso de organizações permite às pessoas em conjunto: aumentarem a especialização e divisão do trabalho; usarem tecnologias modernas para economia de escala e escopo; gerenciarem a complexidade do ambiente externo; economizarem nos custos de transações como negociações e monitoramento; e exercerem poder e controle sobre as pessoas para aumento de produção e eficiência.
O que é teoria organizacional
É o estudo de como as organizações funcionam e como elas afetam e são afetadas pelo ambiente no qual operam.
Estrutura organizacional é o sistema formal de tarefas e relacionamentos de autoridade que controla como as pessoas coordenam suas ações e usam os recursos para atingir os objetivos organizacionais; controla também a coordenação e as formas de motivação. Para qualquer organização, uma estrutura apropriada é aquela que facilita respostas eficazes aos problemas de coordenação e motivação, evolui à medida que a organização cresce e se diferencia, e pode ser gerenciada e modificada através do processo de desenho organizacional.
Cultura Organizacional é o conjunto de valores compartilhados e normas que controla a interação entre os membros da organização e destes com fornecedores, clientes e outras pessoas externas. Formata o comportamento das pessoas e é formada pelas pessoas internas, pela ética da organização, pelo seu tipo de estrutura e pelos direitos dos empregados. Também evolui e pode ser gerenciada através do desenho organizacional.
Desenho Organizacional é o processo pelo qual os gerentes selecionam e gerenciam vários aspectos e dimensões da estrutura e cultura de forma que a organização possa controlar as atividades necessárias para atingir seus objetivos. Para a sua sobrevivência, deve equilibrar as pressões internas e as externas do ambiente.
O desenho organizacional tem-se tornado uma das principais prioridades de gestão devido ao aumento da competitividade global e do crescente uso da tecnologia da informação. É a fonte de sustentação de sua vantagem competitiva e tem influência no tratamento de contingência (evento que deve ocorrer de forma planejada, como uma mudança no ambiente ou uso de uma nova tecnologia), na gestão eficaz da diversidade, na habilidade para inovar em bens e serviços, no controle do ambiente, na coordenação e motivação dos empregados e no desenvolvimento e implantação de sua estratégia. Um desenho pobre pode levar ao declínio da organização.
Obtendo Vantagem Competitiva
Como foi dito, o desenho organizacional é a forma para sustentação da vantagem competitiva, que vem a ser a habilidade de uma companhia superar outra, devido à sua gestão ser capaz de criar mais valor a partir dos recursos disponíveis. A Competência permite à empresa desenvolver uma estratégia para superar seus competidores produzindo produtos melhores a custos mais baixos. A Estratégia é o modelo específico que orienta as decisões e ações gerenciais no uso de competências, para ter vantagem competitiva e superar competidores.
O desenho organizacional é, então, a maneira que a empresa implementa sua estratégia e deve estar evoluindo constantemente, acompanhando mudanças e tendências, não existindo uma forma perfeita. Uma organização deve desenhar sua estrutura de forma a maximizar o uso de seus talentos e a desenvolver uma cultura que motive as pessoas a trabalharem em equipe. A cultura e estrutura organizacional determinam a habilidade dos gestores para coordenar e motivar seus empregados.
Quanto melhor uma empresa funciona, mais valor ela cria. Historicamente essa capacidade de criar valor tem aumentado, daí a importância da divisão do trabalho, do uso de novas tecnologias e do desenho e estruturas modernas e eficientes, para acompanhar a evolução do mundo competitivo.
Stakeholders
Geralmente, os stakeholders são motivados para participarem de uma organização se recebem incentivos que excedem o valor de suas contribuições. Existem dois grupos principais, os internos e os externos à organização.
Stakeholders internos são as pessoas mais próximas da organização, como os acionistas, os gerentes e os trabalhadores. Os acionistas são os donos da organização e sua contribuição é o investimento em suas ações pela perspectiva de retorno. Os gerentes são os responsáveis pelos negócios da organização, coordenando os recursos e assegurando o alcance dos objetivos. Os trabalhadores são todos os outros empregados que possuem obrigações e responsabilidades.
Stakeholders externos são pessoas que possuem algum interesse na organização, como clientes, fornecedores, governo, comunidades locais e público em geral.
Efetividade Organizacional: satisfazendo os objetivos e interesses dos stakeholders
As organizações podem ser usadas por diferentes grupos de stakeholders e todas as contribuições são necessárias para viabilizá-las. Cada grupo de stakeholder é motivado por seu conjunto de objetivos a contribuir com a organização e é através do julgamento de quão bem seus objetivos são alcançados que avaliam a efetividade da organização. Algumas vezes os objetivos são conflitantes e os grupos buscam equilibrar os incentivos e as contribuições. Uma organização é viável enquanto um grupo de stakeholders dominante possuir controle sobre os incentivos de forma a obterem as contribuições necessárias de outros grupos.
Para ser efetiva, a organização deve, no mínimo, satisfazer os interesses de todos os grupos que apostaram nela. O poder relativo dos grupos de stakeholders para controlar a distribuição de incentivos determina como os diferentes objetivos serão atingidos e que critério será utilizado na avaliação de seu desempenho. Mas, quem decide quais são os objetivos mais importantes?
A escolha de objetivos tem implicações políticas e sociais. Quando os acionistas delegam para os gerentes a coordenação e uso dos recursos e habilidades da organização, ocorre uma divisão de liderança e controle. Apesar de, na teoria, os gerentes serem os empregados dos acionistas, na prática, essa delegação dá aos gerentes o controle real da corporação e o resultado é que os gerentes provavelmente vão perseguir os objetivos segundo seus próprios interesses, que podem ser conflitantes com os dos acionistas. Mesmo quando não existe concorrência entre os objetivos dos diversos stakeholders, selecionar os que irão aumentar as chances de sobrevivência da organização não é uma tarefa simples. Uma organização que não dá atenção a seus stakeholders e nem tenta satisfazer minimamente seus interesses, está fadada ao fracasso.
Outro problema que uma organização tem de enfrentar é como distribuir, entre os diversos grupos de stakeholders, os prêmios que ganha como resultado de ter sido eficiente. Essa alocação de prêmios ou incentivos é um componente importante da eficiência da organização, pois pode influir na motivação para futuras contribuições.
Uma organização deve balancear cuidadosamente os interesses dos stakeholders quando escolher um critério para avaliação de desempenho. Normalmente, os interesses dos gerentes e acionistas são usados no direcionamento das atividades pelo efeito positivo que tem para a sobrevivência e prosperidade da organização.
Ter habilidade para satisfazer às necessidades de clientes e stakeholders é uma tarefa difícil e poucas organizações conseguem fazer isso bem. Assim como é difícil gerenciar os recursos do ambiente para competir com outras organizações de mesmos objetivos. A habilidade da organização para satisfazer os seus satakeholders também é uma questão de sobrevivência.
Sendo os gerentes os responsáveis pelo uso maximizado dos recursos da organização, é importante entender como eles avaliam a efetividade da organização. Controle, inovação e eficiência foram apontadas como as três tarefas essenciais. Controle significa ter controle sobre o ambiente externo, tendo habilidade para atrair recursos e clientes. Inovação significa desenvolver as habilidades e capacidades de forma a descobrir novos produtos e processos. Eficiência significa desenvolver facilidades de produção usando a tecnologia da informação para produzir e distribuir produtos competitivos mais rapidamente.
Nesse contexto, existem três abordagens para a avaliação de eficiência: a abordagem de recurso externo (a organização é eficiente se pode assegurar habilidades e recursos valiosos de fora da organização); a abordagem de sistemas internos (coordena recursos com a habilidade dos empregados para inovar em produtos e se adaptar a mudanças); e a abordagem técnica (converte habilidades e recursos em produtos acabados e serviços).
A abordagem de recurso externo: Controle
É um método que permite aos gerentes avaliar com que eficiência uma organização gerencia e controla o ambiente externo. Como medida, os gerentes utilizam indicadores como preço de estoque, lucratividade, e retorno de investimento, comparando o desempenho de sua empresa com outras. Outro indicador pode ser a habilidade dos diretores para perceber e responder rapidamente a mudanças no ambiente, sendo os primeiros a aproveitarem novas oportunidades.
A abordagem de sistemas internos: Inovação
É um método que permite aos gerentes avaliarem com que eficiência uma organização funciona e opera. A estrutura e cultura organizacionais devem permitir à empresa adaptabilidade e respostas rápidas a mudanças de condições no ambiente. Também é necessário ser flexível para tomar decisões mais rapidamente e inovar em produtos e serviços. Medidas incluem tempo necessário para tomada de decisão, tempo necessário para colocar novos produtos no mercado, e tempo gasto na coordenação de atividades de diferentes departamentos.
A abordagem técnica: eficiência
É um método que permite aos gerentes avaliarem com que eficiência uma organização transforma uma dada quantidade de habilidades e recursos em produtos acabados e serviços, e é medido em termos de produtividade e eficiência. Por exemplo, um aumento na quantidade produzida com o mesmo trabalho indica um ganho de produtividade. A atitude e motivação dos empregados e seu desejo em cooperar são fatores importantes que influenciam a produtividade e eficiência.
Medindo efetividade: objetivos organizacionais
Os gerentes criam objetivos que serão usados para avaliar o desempenho da organização, que podem ser de dois tipos: oficiais e operativos. Os objetivos oficiais são os princípios que a organização estabelece formalmente em seus relatórios anuais e outros documentos públicos, que podem também dispor sobre sua missão. Os operativos são objetivos específicos de curto e longo prazo que orientam os gerentes e empregados no desempenho de seu trabalho. Podem ser utilizados para medir como a organização está gerenciando o ambiente, como está o seu funcionamento através da medição do tempo gasto na tomada de decisão, ou para medir a eficiência da organização através de benchmarks que podem ser comparados com seus competidores.
Os fatores que afetam as organizações
Uma organização eficiente desenha sua estrutura e cultura de acordo com as necessidades de seus stakeholders de forma a ganhar vantagem competitiva e sobreviver. O desenho organizacional deve também considerar as contingências de ambiente, tecnologias, processos internos que certamente irão influenciar a escolha da estrutura e cultura organizacionais. Os demais capítulos irão detalhar esses assuntos, fornecendo um modelo de componentes da teoria organizacional.
O ambiente organizacional é o ambiente no qual a organização opera e é a principal fonte de incerteza, pois clientes podem retirar seu suporte, fornecedores podem segurar o fornecimento de algum recurso ou mesmo alguns stakeholders podem ameaçar a empresa. Sendo assim, sua estrutura deve ser desenhada de forma a permitir tratar adequadamente os relacionamentos tanto com os stakeholders, como com o ambiente externo.
O ambiente tecnológico, ou seja, a maneira como os bens e serviços são produzidos e a incerteza relacionada aos diferentes métodos de produção, são fatores importantes a considerar no desenho da empresa.
Quando uma organização é criada e colocada em funcionamento, ocorrem vários processos internos, ou processos organizacionais; à medida que ela vai crescendo, muitos dos processos podem passar por crises que provocam mudanças em suas estratégias e estruturas.
Para finalizar, ressalta-se que a teoria organizacional procura entender os princípios que governam uma organização e os fatores que afetam a maneira de sua operação, evolução e mudança, com foco na organização como um todo.
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