Infoimagem'2002
Autoras: Maria
José Resmer e Rubia Basilli Beraldi Mendes Paiva
A
Infoimagem'2002 (Document Management Conference & Exposition) é
um evento que ocorre anualmente sobre Gestão Eletrônica de
Documentos (GED), e que é patrocinado pelo CENADEM (Centro Nacional
de Desenvolvimento do Gerenciamento de Informação).
O objetivo principal do evento é promover e difundir o GED para
os profissionais envolvidos com a informação em suas organizações,
e todas as suas tecnologias inerentes, como Workflow, COLD/ERM, Document
Imaging, Document Management, Rercords and Information Management, EDMS,
Forms Processing, OCR/ICR e outras.
A preocupação com o gerenciamento dessas informações
passou a abordar a necessidade de administração e tratamento
das mesmas, como forma de agilizar e tornar eficiente o acesso aos conteúdos
que apóiam os processos decisórios da empresa.
Como o gerenciamento de documentos engloba o diagnóstico, triagem
e indexação documental independente de seu suporte, aliado
a preocupação com os aspectos do documento já em
formato digital como versões, validade e acesso. Acredita-se que
além das soluções de GED ou anterior a elas exista
um processo de tratamento e a somatória desses dois passos fez
surgir o Content Management (CM), que foi o tema central do evento deste
ano.
Para nós que tínhamos interesse especial em Gestão
de Documentos, não faltaram apresentações. Foi interessante
verificar que, finalmente, até mesmo os fornecedores de produtos
de GED/CM estão preocupados com a gestão documental, e reconhecem
que sem esta etapa, a grande maioria dos projetos de GED/CM pode falhar.
Como estes projetos costumam representar um investimento alto, tanto em
equipamentos quanto em sistemas, torna-se de fundamental importância
que todas as instituições dediquem um bom tempo de seus
projetos na etapa primordial que é a gestão documental.
Tivemos a oportunidade de representar a CELEPAR numa das conferências
do evento, ocasião em que mostramos a metodologia que estamos desenvolvendo
para uso em projetos de Gestão Documental. Cabe ressaltar que a
política de atuação da CELEPAR em GED/CM para o Governo
do Paraná considera a Gestão Documental como primeira fase,
sendo as demais fases: definição de tecnologias para GED/CM,
avaliação de produtos que melhor suportam as tecnologias
escolhidas, desenvolvimento e implantação da solução.
Nesta apresentação deixamos claro que a maior dificuldade
encontrada foi que no início do nosso projeto não encontramos
organizações que tivessem tratado metodologicamente suas
informações, ou melhor, sua massa documental, mas encontramos
organizações em diferentes estágios de microfilmagem
e digitalização.
Por este motivo, partimos em busca de referências para a elaboração
desta metodologia, que poderá ser utilizada por qualquer órgão
interessado.
Mostramos então todas as etapas do projeto, que são: elaboração
do formulário para diagnóstico da massa documental, levantamento
e diagnóstico da massa documental, elaboração do
plano de classificação de documentos, elaboração
da tabela de temporalidade documental específica e política
de descarte, revisão dos processos e fluxos de trabalho e, finalmente,
o resgate histórico da CELEPAR.
Apresentamos ainda o aplicativo para Diagnóstico de Documentos
desenvolvido em Lotus Notes, bem como as nossas minutas de Plano de Classificação
Documental e da Tabela de Temporalidade.
A Feira Internacional sobre GED/CM e tecnologias correlatas, que é
a segunda maior no mundo no seu gênero, é um capítulo
à parte no evento. Estavam presentes os líderes mundiais
do setor, mostrando o estado da arte em soluções, serviços
e produtos para GED/CM, e tecnologias correlatas. Foi interessante verificar
que, apesar da grande quantidade de conferências disponíveis,
pois eram 7 auditórios com apresentação de trabalhos
ao mesmo tempo, era sempre possível observar que os estandes se
encontravam lotados a maior parte do tempo.
mjose@celepar.gov.br
basilli@celepar.gov.br
|
jan/fev 2003 # 128
