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Protocolo Integrado, no mainframe, é coisa do passado!
Autora: Clecy Maria Amadori Cavet
1. Introdução
“No princípio, era o Protocolo Integrado, no mainframe...”.
Ao escrever esta proposta, não tive grandes
preocupações quanto a parte tecnológica, considerando que
não tenho conhecimento técnico para desenhar uma solução, mas
conclui que isto fica sob a responsabilidade da CELEPAR, a qual é
detentora deste segmento.
O slogan escolhido para este trabalho é “
Protocolo Integrado, no mainframe, é coisa do passado!”.
2. A proposta
O que conheço do contexto do Protocolo Integrado é decorrente do
uso no dia a dia e da percepção do processo, bem como do utilização
do próprio sistema.
Podemos começar com o seu nome/sigla. O nome do aplicativo - Sistema
Integrado de Protocolo é interessante, mas não tem cumprido sua função.
Não é nenhum pouco difícil identificar vários sistemas de protocolos
existentes em órgãos diversos. A antiga sigla SPI,
tinha tudo a ver com o nome, porém, quando mudou para AAX, passou
a não corresponder mais com a sua identidade inicial. Entendemos
que devemos utilizar siglas semelhantes ao nome, justamente para que o
nosso lado intuitivo nos auxilie nas tarefas do dia-a-dia. Nesta questão,
como sugestão, se realmente fosse desenvolvido uma nova solução para
todos os órgãos, poderíamos chamá-lo de Gestão Integrada de
Protocolos -- GIP.
Definido o nome, a primeira tarefa seria identificar as soluções
existentes em cada órgão, mapeando as diversas características que
cada uma possui e o que é importante para cada instituição, de forma
que a nova solução contemple as necessidades globais e individuais
percebidas.
Como característica determinante, a integração entre órgãos,
processos e sistemas deveria ser perseguida avidamente por esta solução,
vislumbrando inclusive a possibilidade de que o processo seja totalmente
eletrônico, desde a sua geração até a finalização, dando inclusive
insumos automáticos para outros sistemas, tais como o de Legislação
na Internet e envio para publicação de atos no DIOE, racionalizando
espaço de armazenamento de documentos eletrônicos. Esta solução
poderia prever um módulo que instrumentalizaria o DETO na realização
de seus procedimentos de remessa.
As telas do Protocolo Integrado são de difícil entendimento. O fato
é que nos acostumamos com telas amigáveis, ícones, enfim, algo
mais interativo, o que não são características atuais do
Sistema de Protocolo. Portanto, para esta questão, vou arriscar
usar um termo técnico, a solução seria desenhar uma nova interface
para ele.
Inserir a tecnologia de código de barras no processo de protocolo
também representaria um diferencial significativo, pois traria
agilidade na tramitação e assertividade na questão da digitação dos
números dos protocolos, trazendo ganhos para a Administração Pública,
nas questões de economicidade de tempo e recursos humanos.
Tabelas genéricas de assuntos, palavras chaves e de temporalidade de
documentos, racionalizaria o tempo que cada processo ficaria nos
setores/órgão, estabelecendo padrões e propiciando agilidade no
cadastramento inicial do processo eletrônico. Com a tabulação dos
dados, haveria a possibilidade de emissão e elaboração de relatórios
gerenciais e estatísticos subsidiando a tomada de decisão dos
dirigentes.
Prevendo neste projeto o Gerenciamento Eletrônico de Documentos,
teria-se a preservação documental de forma segura, transparente e
confiável, pois haveria inibição da tramitação física dos
documentos. Isto facilitaria a sua localização e permitiria consultas
e emissão de pareceres, simultaneamente pelos diversos órgãos
envolvidos. Inerente a esta etapa, utilizar-se-ia a tecnologia workflow,
o que auxiliaria no processo de tramitação, tanto dos documentos,
quanto do próprio encaminhamento. Deve-se ressaltar que esta solução
deve prever um controle de acesso de funções e de pessoas/órgãos.
Com esta proposta, será necessário a reformulação de consultas na Internet,
possibilitando ao usuário, informações mais precisas do processo, além
da disponibilização em um único sítio, já que a integração do protocolo
será uma característica predominante.
Considerando a questão cultural e de legislação, esta solução
pode ser implementada de forma gradativa ou através de um projeto
piloto, envolvendo um número pequeno de órgãos, até o seu
refinamento e aprimoramento, reduzindo-se assim, impactos da mudança.
3. Benefícios
- Visualização mais simples, intuitiva das informações;
- Integração de informações, processos, sistemas e órgãos;
- Agilidade do processo com o uso de código de barras, além de redução
de erros na digitação;
- Racionalização de espaços físicos e virtuais no armazenamento
dos documentos;
- Redução de custos operacionais e de recursos humanos;
- Redução do nível de retrabalho nas diversas instâncias de
tramitação dos documentos;
- Com o uso da tecnologia de workflow, haverá maior transparência,
segurança e confiabilidade dos processos e das informações;
- Padronização nos procedimentos de Protocolo em toda a estrutura
do estado;
- Possibilidade de geração de informações e relatórios estatísticos
as diversas instâncias administrativas;
- Possibilidade de disponibilização da íntegra das informações
relativas à um processo, inclusive com visualização dos documentos
componentes do protocolado;
- Dando ênfase na segurança, a tramitação é inalterável,
fazendo parte integrante do histórico do processo;
- Com o controle de acesso, possibilitará que cada órgão acesse
somente suas informações, fazendo um acompanhamento dos seus
processos.
- Para o cidadão, possibilitará uma visualização mais amigável e completa
do processo na Internet em um único endereço eletrônico.
4. Conclusão
Dada a especificidade deste trabalho, esta proposta não elenca todas
as características que um Sistema deste porte requer, mas, delineia os
pontos principais, que irão nortear um estudo mais aprofundado quando
chegar na instância técnica.
Convém ressaltar a importância que este projeto terá na transformação
de uma estrutura de governo mais transparente, dinâmica e voltada para
resultados.
Este projeto não é voltado a um segmento específico, mas sua
abrangência atinge toda esfera governamental do estado através do seu
nível instrumental, promovendo o aperfeiçoamento e a otimização dos
procedimentos administrativos, oferecendo serviços com excelência e
qualidade, cumprindo assim, de forma integral com o seu papel.
Representando também, ganhos expressivos para a comunidade, propiciando
ao cidadão um acesso facilitado às informações.
clecym@pr.gov.br
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abril 2003 # 130 
