1 - Considerações:

Cada órgão é responsável pela manutenção dos seus equipamentos de informática, sendo que o seu perfeito funcionamento é condição básica para o desenvolvimento dos trabalhos realizados diariamente.

Quando da aquisição, os equipamentos vêm com um determinado prazo de garantia, onde a manutenção/conserto é fornecida sem ônus. Esta situação é confortável até o momento em que expira esta garantia.

É necessário que se conheça o parque de equipamentos e se tenha registro, por mínimo que seja, das manutenções/consertos realizados nos equipamentos. Destes registros é que virão muitos dados como subsídios para a decisão quanto a contratação de manutenção.

É recomendável:

• Manter registro dos equipamentos e de suas manutenções, controlando-se, no mínimo, quais os componentes trocados e em que data;
• Conhecer e diferenciar os equipamentos que requerem mais intervenções, inclusive para determinar o índice de necessidades de manutenção em relação ao parque existente.
• Registrar a data de aquisição e freqüência de manutenções permitindo determinar a obsolescência do equipamento e a necessidade de realização de upgrade, ou remanejamento para uso em atividades não essenciais, que sejam menos dependentes de pronto atendimento quando reparos forem necessários.

2 - Porque ter um contrato:

O período de garantia cobre apenas uma parte da vida útil do equipamento. Com o uso há um desgaste natural e maior probabilidade de ocorrerem defeitos. Isto tende a ser progressivo ao longo do tempo, requerendo intervenções de manutenção cada vez mais frequentes.

Quando não existe contrato de manutenção e o equipamento precisar ser reparado, será necessário contratar pontualmente os serviços. Esta alternativa pode se apresentar como mais barata do que manter contratos específicos, especialmente quando a idade média do parque de equipamentos é baixa.

Outros aspectos a serem considerados são a facilidade do órgão para a contratação emergencial, a existência de prestadores desse tipo de serviço para as necessidades específicas e a possibilidade de o equipamentos ficar indisponível por um período maior de tempo, sem afetar significativamente as atividades do órgão.

Entretanto, esta forma de proceder pode ser problemática, pois é preciso seguir o rito burocrático para viabilizar a contratação e isso pode levar dias e mesmo semanas. Além disso, como se trata de um vínculo muito curto com o prestador de serviços e sem uma relação contratual pré-estabelecida, há o risco de prejuízos em termos de qualidade e garantia dos serviços e peças.

Na maioria dos casos é aconselhável contratar serviços permanentes de manutenção a partir do término da garantia de cada equipamento.

O contrato de manutenção permanente de equipamentos proporciona:

• maior relacionamento com o prestador de serviços;
• facilidades de gestão;
• padronização dos serviços;
• menor tempo de indisponibilidade;
• menor custo de gestão de contratos;
• facilidade de acionamento em caso de problemas;
• possibilidade de agregação de mais equipamentos ao contrato;
• possibilidade de realização de manutenções preventivas, com consequente melhoria das condições técnicas dos equipamentos;
• maior garantia da qualidade dos serviços;
• planejamento das despesas com manutenção;
• possibilidade de fornecimento de equipamentos backup.

3 - Tipos de contrato:

Dentre as várias modalidades de contratação de serviços de manutenção de equipamentos de informática, destacamos as 2 principais, observando-se que devem ser avaliadas e ponderadas, considerando as características e diversidade dos equipamentos existentes no órgão:

• Contrato por preço mensal fixo por equipamento.
• Contrato por hora técnica, por chamado.

3.1 - Contrato por preço mensal fixo por equipamento:

Este tipo de contrato se caracteriza por ser pago, mensalmente, um valor fixo por equipamento, independente da realização da manutenção, sendo neste valor contemplados os custos com mão de obra e com peças/componentes.

São normalmente objeto deste tipo de contrato equipamentos especializados cuja manutenção e fornecimento de peças e componentes é provida exclusivamente pelo fabricante e/ou seus representantes autorizados (alguns com exclusividade). Dentre os equipamentos encontramos principalmente Servidores e alguns tipos de impressoras de maior porte.

Modelo de edital (.rtf para download).

3.2 - Contrato por hora técnica, por chamado:

Este tipo de contrato se caracteriza por ser pago, mensalmente, somente o serviço realizado, ou seja, é paga a mão de obra, com base nos valores contratados, mais os valores das peças/componentes, com base nos menores valores do mercado para cada item.

A maior parte do parque de microcomputadores (servidores e estações), monitores, impressoras, scanners,... pode ser atendida por este tipo de contrato.

Modelo de edital (.rtf para download).

4 - Como montar um processo:

É fundamental a realização de estudo, que auxiliará no dimensionamento do trabalho a ser contratado, fundamentando e instrumentalizando a montagem do processo que culminará na contratação de empresa para a realização dos serviços de manutenção dos equipamentos.

Para montagem de um processo para contratação de manutenção de equipamentos de informática, devem ser fornecidas, no mínimo, as seguintes informações:

• O que se deseja contratar, justificativa, situação do parque de equipamentos, áreas críticas de uso de equipamentos e de atendimento;
• Quantos e quais são os equipamentos, por grupos de características (microcomputadores, impressoras jato de tinta, impressoras laser mono, coloridas, scanner, etc.);
• Análise de alternativas de formas de realização de manutenção, considerando as diferentes modalidades de contratação e pagamento deste tipo de serviço;
• O valor total do contrato, obtido da composição dos valores estimados das horas de manutenção mais os valores de peças/componentes e o demonstrativo dos cálculos;
  • O valor estimado para as horas de manutenção deve ser obtido a partir dos resultados de avaliação de dados e estatísticas de acompanhamento próprio de manutenções e dos preços referenciais da hora técnica (usar tambem dados do Departamento Estadual de Administração de Materiais - DEAM). Na falta destes, observar os fatores seguintes, que são dados médios, referenciais, obtidos a partir de estatísticas de manutenção de alguns órgãos do Estado e dos prazos de garantia praticados por fabricantes de equipamentos.
    • São necessárias 2 horas técnicas para manutenção de 1 impressora ou 1 microcomputador;
    • São necessárias 2:30 horas técnicas para manutenção de 1 monitor;
    • 1 microcomputador exige 1 intervenção de manutenção a cada 2 anos;

    • 1 impressora exige 1 intervenção de manutenção a cada ano;

    • 1 monitor exige 1 intervenção de manutenção a cada 3 anos.

  • O valor estimado para as peças e componentes a serem substituídos deve ser obtido com base no histórico dos registros próprios ou, na sua falta, considerar que a média histórica do custo de peças é de cerca de 2/3 do custo de mão de obra dos serviços de manutenção.

5 - Como encaminhar um processo:

A montagem e encaminhamento do processo, seu fluxo para aprovação são os mesmos que os determinados aos processos no âmbito do Estado, em especial aos que tratam da aquisição de equipamentos e serviços de informática.