Para o dimensionamento dos serviços de impressão, devemos previamente observar o tipo de uso característico da instituição e dimensionar os volumes médios. Isto fornecerá subsídios para o trabalho e fundamentação quanto as características, porte e capacidade do equipamento necessário.

Usos característicos recomendados:

• Impressora Jato de Tinta:

  Normalmente ligada como “escrava” de uma estação de trabalho, com uso limitado aos usuários desta estação.

  Seu uso deve ser restrito a pequenos volumes de impressão, que exijam uso de cores, tais como apresentação de demonstrativos, comparativos, gráficos e apresentações e impressão eventual de alguns documentos que exijam uma boa qualidade gráfica.

  Recomenda-se que este tipo de impressora seja restrita a alta administração do órgão, com uso controlado e hajam poucas impressoras deste tipo em uso.

  Observamos que a confidencialidade e sigilo do documento a ser impresso não justifica, por si, o uso de impressora deste tipo, podendo ser impresso em equipamento de uso corporativo, tomando-se os devidos cuidados a nível de procedimentos.

• Impressora Laser mono:

  Normalmente ligada a rede local, servindo a várias estações de trabalho, com uso corporativo ou departamental. Permite a impressão desde páginas isoladas até grande volume de páginas/cópias.

  Seu uso é mais recomendado frente a sua maior capacidade de impressão e velocidade.

• Impressora Laser color:

  Normalmente ligada a rede local, deve servir a toda a Instituição, com uso controlado, para serviços que exijam qualidade gráfica excepcional.

  Como norma geral, deve se restringir a apenas um equipamento para a instituição, e se for efetivamente necessária.

• Impressora/fotocopiadora corporativa:

  Enquadram-se nesta classificação os equipamentos de reprografia disponibilizados pela SEAP (Secretaria Estadual de Administração) às demais Secretarias, estando instalados nos Grupos Administrativos Setoriais - GAS.

  Estes equipamentos tem a possibilidade de serem conectados a rede local, servindo assim como central de impressão para toda a instituição.

Recomenda-se ainda que para documentos com várias páginas, que necessitem de várias cópias, seja impressa a primeira cópia na impressora e que as cópias adicionais sejam fotocópias, geradas a partir desta.

Na realização do estudo, deve-se observar sempre que uma impressora, independente de tecnologia, servindo a vários usuários, terá sempre uma efetivamente maior, melhor relação custo/benefício, que uma impressora dedicada a apenas um equipamento e consequentemente ao usuário deste.

Para as impressoras, temos já elaboradas algumas especificações técnicas, recomendadas como padrão pela COSIT, visando subsidiar a montagem de processo de aquisição e procurando atender a maioria das necessidades de serviços de impressão no âmbito do Governo do Estado, observando-se fundamentalmente que as características e capacidades dos equipamentos devem sempre estar dimensionadas de forma a atender às reais necessidades da instituição.